Инструкция по Модулю
для Мегаплана
"Системы заявок"

#ДелаемМегапланЛучшеВместе
Модуль Системы заявок — обрабатывает письма из электронной почты и на основании их создаёт клиентов и сделки. Также, модуль можно использовать для создания клиентов и сделок в CRM Мегаплан из форм на сайтах или Google форм.
ПОШАГОВАЯ НАСТРОЙКА
Шаг 1. Подключение приложения Системы заявок и регистрация в Polytell
Установить приложение Системы заявок можно двумя способами:
  1. Загрузить расширение "Система заявок из почты" в Мегаплане
  2. Подключить модуль Системы заявок в сервисе Polytell
1-й способ. Устанавливаем приложение из расширений Мегаплана

Из личного кабинета Мегаплана заходим в Расширения и устанавливаем приложение "Система заявок из почты".

После нажатия кнопки, откроется страница установки приложения Системы заявок в Мегаплане.
Нажимаем кнопку "Установить".

При установке, если данный аккаунт Мегаплана ещё не был зарегистрирован в сервисе Polytell, продуктом которого является данное расширение — автоматически происходит регистрация в сервисе.
Чтобы данные из модуля попадали в Мегаплан — должно быть установлено приложение Polytell для синхронизации данных.
Если в Мегаплане оно ещё не было установлено, то появится окно с предложением его установки.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
После установки приложения Polytell, возвращаемся на вкладку установки модуля, обновляем страницу и нажимаем кнопку "Далее".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
В итоге, откроется страница настройки приложения Системы заявок. Также, на страницу настройки можно перейти из Приложений Мегаплана, кликнув в выпадающем списке установленного приложения "Системы заявок" на пункт "Страница настройки".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
2-й способ. Подключаем модуль Системы заявок в Polytell Market

Для установки модуля, необходимо зарегистрироваться в сервисе https://beta.polytell.ru , пройти авторизацию своего аккаунта Мегаплана и произвести предварительные общие настройки для модулей Polytell, согласно инструкции.
Затем подключаем модуль Системы заявок в Polytell Market.

При первом подключении модуля Системы заявок, даётся Тестовый период.
После окончания тестового периода, доступ к модулю предоставляется после оплаты.
Как оплатить модуль ►
При подключении модуля, включается функция его автоматического продления. Когда срок использования приложения заканчивается, оплата за следующий месяц будет списана с Персонального счёта аккаунта Polytell.
Пополнить Персональный счёт можно:
  • с помощью платёжных систем через банковскую карту;
  • методом безналичной оплаты (после создания заявки на безналичную оплату, с вами свяжется менеджер для уточнения реквизитов компании).
Для подключения модуля на больший срок со скидкой, отправьте заявку своему менеджеру.
Если использование данного модуля больше не предполагается, то можно удалить его приложение в Мегаплане на странице Настройки -> Приложения и выключить функцию его автоматического продления на странице модуля в Polytell Market, перейдя по ссылке "Отключить", чтобы стоимость за модуль больше не списывалась с Персонального счёта.
Теперь переходим к настройкам модуля Системы заявок.
Настройка шаблона для создания клиентов и сделок
Шаг 2. Настройка шаблона для создания клиентов и сделок
(используется во всех вариантах работы модуля)
Предварительные настройки сервиса Polytell

Если в сервис Polytell ещё не были добавлены сотрудники из Мегаплана, на странице настроек Системы заявок — будет предложено добавить сотрудников, которые будут иметь доступ к Polytell. Укажите сотрудников и нажмите кнопку "Далее".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Если в сервис ещё не было добавлено схем сделок из Мегаплана, которые будут использоваться в Polyell, то нужно включить нужные схемы сделок и нажать кнопку "Далее", чтобы перейти к настройкам шаблонов в модуле.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Настройка шаблона

Переходим в Управление шаблонами заявок и нажимаем кнопку
"Добавить шаблон".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Вводим название нового шаблона и нажимаем кнопку "Применить".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
В раскрывающемся списке — выбираем из Мегаплана схему, в которой будут создаваться сделки по этому шаблону.
При необходимости, можно изменить название шаблона в соответствующем блоке.
Далее, нажимаем кнопку "Сохранить"
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Указываем статус из выбранной схемы Мегаплана, в котором будут создаваться новые сделки.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Выбираем поля из справочника клиентов Мегаплана, которые будут использоваться при создании нового клиента.
Например: Имя, Почта, Телефоны
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Задаём соответствующие поля сделки, в которые будет записываться информация от клиента.
После выбора, нажимаем кнопку "Сохранить".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
После сохранения, вернитесь к списку шаблонов, нажав соответствующую кнопку, чтобы настроить список сотрудников для создания клиентов и сделок.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
В строке шаблона — нажмаем кнопку редактирования в колонке "Сотрудники", чтобы перейти в настройки списка сотрудников для этого шаблона и установить правила для создания клиентов в Мегаплане.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

Выберите правило для создания клиентов в Мегаплане:

  • Создавать сделку на ответственного сотрудника ˜— если клиента не было в Мегаплане, то ответственным будет назначен
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
сотрудник, в порядке указанной пользователем очереди. Если у контрагента несколько ответственных в Мегаплане, то сделка будет создана на первого в списке ответственных по этому клиенту;
  • Создавать сделку на сотрудника в порядке очереди — ответственные всегда назначаются по очереди
(очерёдность сотрудников назначается в том порядке, в котором они были добавлены в список).
Добавлем в список сотрудников, на которых будут создаваться клиенты и сделки в Мегаплане.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Настройка шаблона закончена.
Теперь, переходим к нужному варианту настроек модуля Системы заявок.
При необходимости, можно настроить все варианты, тогда заявки от клиентов будут поступать в Мегаплан как с подключенной электронной почты, так и напрямую из форм.
1-й вариант.
Обработка заявок из электронного почтового ящика, на который приходят запросы от клиентов с сайта (сайтов)

Переходим в Настройки — Системы заявок — Парсер и вводим необходимые значения для соединения с вашей почтой, на которую приходят письма от клиентов, в полях:
"Сервер IMAP", "Порт IMAP",
"Логин" и "Пароль".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
После ввода корректных значений этих полей — нажимаем кнопку "Сохранить и продолжить"
(если нажать "Пропустить", то настройки подключения к электронной почте заполнятся пустыми значениями и чтобы их указать, нужно будет позже нажать кнопку "Настройки IMAP")
После этого откроется окно "Управление парсерами", с кнопкой перехода к настройкам почты "Настройки IMAP".
Нажимаем на кнопку "Добавить парсер".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА


В появившемся окне, выбираем Шаблон, по которому будут создаваться сделки.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

Указываем, откуда брать
Имя клиента для новых сделок.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА


Прокручиваем бегунок в окне добавления парсера ниже
и указываем, откуда нужно брать Email и номер телефона клиента.
Также, выбираем, какое тело письма писать в создаваемой сделке,
в поле "Суть"
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

Назначаем фильтры:
какие виды писем будет обрабатывать парсер и создавать из них новые сделки в Мегаплане.

Если указаны значения в полях
"Email отправителя", "Тема писем", "Email получателя (Кому)", "Совпадение в теле письма 1", то парсер будет обрабатывать только те письма, которые будут соответствовать внесённым условиям.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Поле "Email получателя (Кому)" — применяется для фильтра писем по полю "Кому", если в письме указано несколько получателей. Чтобы письма обрабатывлись таким парсером, адрес одного из получателей (в поле "Кому") должен совпадать со значением, внесённом в этом поле, а другой — с общим адресом вашей электронной почты, указанной в разделе "Настройки IMAP".
Поле "Совпадение в теле письма 2" — для дополнительного условия поиска по содержимому писем:
в письме ищется текст из поля "Совпадение в теле письма 1", если поиск удачный, то в этом письме проверяется наличие текста из поля "Совпадение в теле письма 2". Когда оба совпадения находятся, то письмо обрабатывается.

После указания всех значений нового парсера, нажимаем кнопку "Применить".

После этого, откроются настройки созданного парсера.

Если в предварительно созданном шаблоне были указаны дополнительные поля из сделки,
то нужно указать, в каком месте писем будут находиться значения этих полей.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

Нужно указать ключевые слова или фразы из писем, по которым парсер будет понимать, что там будет находиться значение этого поля.
Здесь используются обычные регулярные выражения.

Для подстановки нужного значения из письма, можно использовать встроенный в модуль конструктор.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

Список разделителей заполняется, если в полях клиента или сделки использовалась встроенная функция {{delimiter}} (фрагмент письма).

Тут указываются все возможные ключевые слова, которые могут быть в теле письма после значения поля, в котором использовалась встроенная функция {{delimiter}}.
Между этими ключевыми словами ставится знак |
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Для сохранения внесённых настроек, нужно нажать кнопку "Сохранить".
После сохранения, можно протестировать настройки парсера на примере выбранного письма из почты,
нажав соответствующую кнопку.
Для того, чтобы парсер начал обрабатывать письма,
нужно его активировать на странице управления парсерами соответствующим переключателем.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
2-й вариант.
Добавление заявок клиентов в Мегаплан напрямую,
из форм, расположенных на вашем сайте или сайтах
На странице Управления шаблонами заявок найти ранее созданный шаблон и открыть его.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
В нижней части страницы шаблона, нажать кнопку
"Скачать файл с исходным кодом".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
В текст кода, в блок
//Поля для создания сделки
вставить нужные значения в параметры:
field1-field10 (Поля клиента) и dealField1-dealField20 (Поля сделки).

Открыть FTP сайта, форму которого нужно подключить.
Найти php файл, в котором обрабатываются данные из этой формы и вставить в него этот код.
3-й вариант.
Добавление заявок клиентов в Мегаплан напрямую, непосредственно из ваших Google форм

На странице
Управления шаблонами заявок
найти ранее созданный шаблон и открыть его.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

В нижней части страницы шаблона,
в разделе "Интеграция с Google forms" — нажмите кнопки "Скачать скрипт"
и "Скачать файл манифеста".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Далее, интегрируйте данный шаблон с вашей Google формой, согласно прилагаемой инструкции:
1. Создайте Google форму.
Внимание: Порядок вопросов в Google форме по должен совпадать с порядком установленных полей в данном шаблоне:
сначала, вопросы к заполнению Полей клиента
(Поле клиента 1,Поле клиента 2, ....), потом вопросы к заполнению полей сделки (Поле сделки 1, ....).

КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
2. Добавьте в созданную форму вопросы
(вкладка "Вопросы").
3. Перейдите на вкладку "Ответы".
4. Нажмите на кнопку "Просмотреть ответы в Таблицах" (зелёная с белым крестом, находится в той же вкладке ответы над переключателем "Принимать ответы").
5. В появившемся окне — выберите "Новая таблица" и нажмите на кнопку "Создать".
Внимание: Браузер может заблокировать всплывающее окно с привязанной таблицей. В этом случае — нажмите на зелёную кнопку "Просмотреть ответы в таблицах" ещё раз и перейдите в таблицу.
6. В таблице выберите раздел "Инструменты —> редактор скриптов".
7. Вставьте скрипт из файла, который предварительно скачали по кнопке "Скачать скрипт" в редактор и нажмите на кнопку "Файл —> Сохранить".
8. Далее, кликните по кнопке "Триггеры текущего проекта" (в виде часов, возле иконки дискеты).
9. В появившимся окне — нажмите на кнопку "Добавить триггер".
10. Теперь, установите следующие значения в выпадающих списках "onFormSubmit", "Из таблицы", "Оправка формы".
11. Далее, предоставьте разрешение на доступ к данным:
  • Нажмите на кнопку "Предоставить разрешение"
  • Выберите свой аккаунт
  • После чего, появится окно с предупреждением : "Приложение не проверено"
  • Нажмите на кнопку "Дополнительные настройки" —> внизу появится кнопка "Перейти на страницу (название вашего проекта)"
  • После нажатия кнопки "Перейти на страницу (название вашего проекта)" — откроется окно, в котором нужно нажать кнопку "Разрешить"
12. На странице редактирования Google скрипта кликните "Вид —> Показать файл манифеста"
13. В открывшейся скрипт "appsscript.json" вставтьте код из файла, предварительно скачанный по кнопке
"Скачать файл манифеста".
14. В случае, если скрипт не отработал, необходимо добавить права доступа:
  • достаточно нажать на кнопку "Выбрать функцию" и выбрать из списка "onFormSubmit"
  • затем нажать кнопку "Выполнить" и повторить пункт 11(предоставить разрешение на доступ к данным).

После интеграции — из заявок, заполненных в этой Google форме будут создаваться сделки и клиенты в Мегаплане.
Оставьте заявку на
консультацию или покупку
#МегапланДелаемЛучшеВместе
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных
и политикой конфиденциальности