Инструкция по Модулю
для Мегаплана
"Отчет KPI"

#ДелаемМегапланЛучшеВместе
МОДУЛЬ ОТЧЁТ KPI — помогает сформировать отчёты по плановым параметрам KPI. Используется для оценки эффективности работы сотрудников, в разрезе отделов и отдельных менеджеров.
ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Шаг 1. Регистрация, Авторизация

Для установки модуля, необходимо зарегистрироваться в сервисе https://beta.polytell.ru , пройти авторизацию своего аккаунта Мегаплана и произвести предварительные общие настройки для модулей Polytell, согласно инструкции.
Шаг 2. Подключение модуля

Следующим шагом, подключаем модуль Отчёт KPI.
Цена указана за 1 сотрудника в месяц и будет списана с Персонального счёта аккаунта Polytell.

Как оплатить модуль ►
Оплату можно сделать на сайте, методом списания стоимости модуля со своего персонального счёта, нажав кнопку "Купить". Если средств на персональном счету будет не достаточно для оплаты модуля, то появится окно с предложением пополнить персональный счёт с помощью платёжных систем через банковскую карту или вариант безналичной оплаты (реквизиты компании нужно будет потом отправить своему менеджеру, чтобы он подготовил счёт).
Замечание. После подключения модуля, отобразится его оплаченный период. Когда он закончится, с персонального
счёта будет автоматически списываться стоимость модуля за 1 месяц, при условии достаточности на нём средств.
Если использование данного модуля больше не предполагается — можно его отключить в Polytell Market.
Шаг 3. Подключаем сотрудников для отображения в отчётах

Открываем настройки модуля Отчёт KPI и включаем нужных сотрудников, из списка добавленных в Polytell, которые будут отображаться в отчётах модуля:
1. Активируем переключателем нужных сотрудников.
2. Чтобы зафиксировать список сотрудников, нажимаем кнопку "Сохранить".
3. При подключении модуля, оплата за 1 сотрудника уже списалась с Персонального счёта. Поэтому, если в колонке "В отчёте" был включёно больше одного сотрудника, то нужно произвести списание с Персонального счёта за остальных сотрудников, нажав кнопку "Оплатить" и в разделе "Количество сотрудников" указать оставшееся кол-во.

Шаг 4. Настраиваем статусы
схемы сделок


Открываем раздел Общие настройки, Схемы и в списке добавленных в Polytell схем сделок — открываем для редактирования ту, по которой будут формироваться отчёты KPI.
В колонке "Вероятность" — проставляем планируемый числовой процент вероятности завершения сделки на каждом статусе.
В колонке "Факт" — отмечаем переключателем те статусы, в которых сделка фактически совершена.
Сохраняем внесённые изменения кнопкой "Сохранить".

Шаг 5. Настраиваем структуру компании

Открываем раздел Общие настройки — Структура компании, добавляем отделы соответствующей кнопкой, вводим их названия и распределяем сотрудников по отделам.

Шаг 6. Настраиваем Планирование

Открываем раздел Общие настройки — Планирование и выполняем следующие настройки:
1. В блоке "Принцип планирования", включаем "Отделы".
2. В разделе "Система планирования" указываем, откуда брать процент Вероятности удачного завершения сделки на каждом статусе: оставляем "Polytell" — процент вероятности на каждом статусе сделки будет браться из Общих настроек Polytell -> Схемы.
(Вероятность "Megaplan" используется, если в схеме сделки Мегаплана есть соответствующее числовое поле, в котором при переходе на статус автоматически проставляется процент вероятности удачного завершения сделки и нужно будет указать это поле в схеме)

3. Настраиваем тип планирования:
  • Включаем "По прибыли" (в схеме сделки должно быть поле, в котором указывается Прибыль по сделке, тип этого поля "Деньги") или "По обороту" (планирование будет на основании суммы цены заказа в сделке)
Если включили тип планирования "По прибыли", то в соответствующей схеме сделки нажимаем "Изменить" и в списке полей этой схемы выбираем поле, в котором ведётся прибыль по сделке (тип этого поля: Деньги).
  • Указываем Дату сделки, на которую будут формироваться отчёты по фильтрам основных параметров KPI:
в блоке "Дата сделки", для нужной схемы сделки — нажимаем кнопку "Изменить" и из списка полей этой схемы выбираем поле, в котором в сделке записывается Дата планируемого завершения сделки (тип этого поля "Дата").
4. Для сохранения настроек планирования, нажимаем кнопку "Сохранить".
Шаг 7. Список параметров KPI

В Общих настройках Polytell, переходим к Распределение KPI — Управление параметрами.
Чтобы изменить/создать список параметров KPI, по которым будет ставиться план сотрудникам на месяц и оцениваться результат их работы, нажимаем кнопку "Управление параметрами KPI" и добавляем нужные параметры, например:
- Прибыль или Оборот (наличие этих параметров зависит от того, как было настроено планирование);

- Сделки (план по этому параметру будет выставляться на количество сделок, закрытых за месяц);
- Независимая сумма сделки — это денежная сумма, привязанная к определённой дате из сделки. При выборе данного параметра, появится окно, в котором нужно:
  • выбрать схему сделки,
  • указать из неё соответствующие поля для Суммы (тип поля "деньги") и Даты поступления этой суммы (тип поля "дата"),
  • ввести название нового параметра KPI,
  • нажать кнопку "Добавить".
После добавления нужных параметров KPI, нажимаем кнопку "Сохранить".
Шаг 8. Распределение
параметров KPI


Когда на странице настроек Распределение параметров KPI были добавлены и сохранены параметры KPI, после обновления страницы появится возможность включения этих параметров сотрудникам:
включаем сотрудникам соответствующие KPI, по которым будем ставить план и формировать отчёты и нажимаем кнопку "Применить".

Шаг 9. Сопоставление отделов (департаментов)

Чтобы сделки сотрудников распределялись по отделам компании, в схеме сделок должно быть дополнительное поле, тип "Выбор", в котором указаны все отделы структуры компании.

  • Нажимаем кнопку "Изменить";
  • Выбираем схему сделок;
  • Указываем поле из этой схемы, в котором записываются отделы компании;
  • Нажимаем кнопку "Загрузить свойства";
  • Сопоставляем отделы с соответствующими значениями выбранного поля;
  • Подтверждаем внесённые изменения кнопкой "Изменить".

Шаг 10. Ставим план сотрудникам

Открываем Раздел Планирование с рабочего стола Polytell и ставим план на месяц сотрудникам по включённым им параметрам KPI,
для отделов компании.

Если включена функция "Автозаполнение", то после внесения плана сотруднику на текущий месяц — план по этому параметру KPI будет проставлен автоматически до конца года.

Шаг 11. Формируем отчёт и создаём свои фильтры

Открываем Отчёт KPI c рабочего стола Polytell.
После выполненных настроек, по умолчанию, будет отображаться отчёт по параметру KPI Прибыль / Оборот (в зависимости от того, как было настроено планирование).

Можно создать дополнительные отчёты KPI, по своим фильтрам.
Чтобы создать фильтры для отчёта, нужно:
  1. Нажать иконку с изображением знака + ;
  2. Выбрать тип свойства для фильтра
  3. Указать значение этого свойства
  4. Нажать кнопку "Добавить"
  5. Внести название фильтра, которое будет отображаться в списке
  6. Нажать кнопку "Сохранить"

Добавленный фильтр будет отображаться в раскрывающемся списке, чтобы сформировать по нему отчёт, нужно кликнуть на его название в списке фильтров.
Если нужно, чтобы при открытии страницы Отчёта KPI c рабочего стола Polytell, сразу отображался отчёт по одному из добавленных фильтров, можно выбрать его в списке, нажать иконку редактирования и включить "Фильтр по умолчанию".
Чтобы скачать полученный отчёт в формате Excel, нужно нажать на иконку, расположенную слева от названия отчёта.
Обратите внимание, что данные по сделкам за месяц попадут в отчёт, только если в сделках указана планируемая Дата и соответствующий менеджеру, согласно структуре компании, Отдел. А факт по прибыли/обороту будет посчитан по сделкам, умноженный на процент вероятности в текущем статусе сделок сотрудников.
Оставьте заявку на
консультацию или покупку
#МегапланДелаемЛучшеВместе
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных
и политикой конфиденциальности