Инструкция по Модулю
для Мегаплана
"Системы заявок"

#ДелаемМегапланЛучшеВместе
Модуль Системы заявок — обрабатывает письма из электронной почты и на основании их создаёт клиентов и сделки. Ещё, его можно применять для создания клиентов и сделок в CRM Мегаплан из форм на сайтах, Google форм, таблиц Excel.
ПОШАГОВАЯ НАСТРОЙКА
Шаг 1. Подключение приложения Системы заявок и регистрация в Polytell
Установить приложение Системы заявок можно двумя способами:
  1. Загрузить расширение "Система заявок из почты" в Мегаплане
  2. Подключить модуль Системы заявок в сервисе Polytell
1-й способ. Устанавливаем приложение из расширений Мегаплана

Из личного кабинета Мегаплана заходим в Расширения и устанавливаем приложение "Система заявок из почты".

После нажатия кнопки, откроется страница установки приложения Системы заявок в Мегаплане.
Нажимаем кнопку "Установить".

При установке, если данный аккаунт Мегаплана ещё не был зарегистрирован в сервисе Polytell, продуктом которого является данное расширение — автоматически происходит регистрация в сервисе.
Чтобы данные из модуля попадали в Мегаплан — должно быть установлено приложение Polytell для синхронизации данных.
Если в Мегаплане оно ещё не было установлено, то появится окно с предложением его установки.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
После установки приложения Polytell, возвращаемся на вкладку установки модуля, обновляем страницу и нажимаем кнопку "Далее".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
В итоге, откроется страница настройки приложения Системы заявок. Также, на страницу настройки можно перейти из Приложений Мегаплана, кликнув в выпадающем списке установленного приложения "Системы заявок" на пункт "Страница настройки".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
2-й способ. Подключаем модуль Системы заявок в Polytell Market

Для установки модуля, необходимо зарегистрироваться в сервисе https://beta.polytell.ru , пройти авторизацию своего аккаунта Мегаплана и произвести предварительные общие настройки для модулей Polytell, согласно инструкции.
Затем подключаем модуль Системы заявок в Polytell Market.

При первом подключении модуля Системы заявок, даётся Тестовый период.
После окончания тестового периода, доступ к модулю предоставляется после оплаты.
Как оплатить модуль ►
При подключении модуля, включается функция его автоматического продления. Когда срок использования приложения заканчивается, оплата за следующий месяц будет списана с Персонального счёта аккаунта Polytell.
Пополнить Персональный счёт можно:
  • с помощью платёжных систем через банковскую карту;
  • методом безналичной оплаты (после создания заявки на безналичную оплату, с вами свяжется менеджер для уточнения реквизитов компании).
Для подключения модуля на больший срок со скидкой, отправьте заявку своему менеджеру.
Если использование данного модуля больше не предполагается, то можно удалить его приложение в Мегаплане на странице Настройки -> Приложения и выключить функцию его автоматического продления на странице модуля в Polytell Market, перейдя по ссылке "Отключить", чтобы стоимость за модуль больше не списывалась с Персонального счёта.
Теперь переходим к настройкам модуля Системы заявок.
Настройка шаблона для создания клиентов и сделок
Шаг 2. Настройка шаблона для создания клиентов и сделок
(используется во всех вариантах работы модуля)
Предварительные настройки сервиса Polytell

Если в сервис Polytell ещё не были добавлены сотрудники из Мегаплана, на странице настроек Системы заявок — будет предложено добавить сотрудников, которые будут иметь доступ к Polytell. Укажите сотрудников и нажмите кнопку "Далее".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Если в сервис ещё не было добавлено схем сделок из Мегаплана, которые будут использоваться в Polyell, то нужно включить нужные схемы сделок и нажать кнопку "Далее", чтобы перейти к настройкам шаблонов в модуле.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Настройка шаблона

Переходим в Управление шаблонами заявок и нажимаем кнопку
"Добавить шаблон".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Вводим название нового шаблона и нажимаем кнопку "Применить".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Настройка добавления клиента.
По умолчанию, в шаблоне выбрано поле "Имя" — это поле имени контакта с типом "Человек" в Мегаплане.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Если по данному шаблону планируется создавать в Мегаплане контакт с типом "Компания", то вместо поля "Имя" в списке нужно выбрать поле "Название компании".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
После выбора поля "Название компании" появится дополнительный блок полей Контактного лица для этой компании.
Если планируется создавать контактное лицо вместе с компанией, то в данном блоке можно указать поля контактного лица.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Параметры поиска клиента.
По умолчанию, перед созданием клиента в Мегаплане производится поиск уже существующего клиента по заданным полям "Email клиента", "Телефон клиента".
Если нужен дополнительный поиск по другому полю клиента или, например, по ID клиента в Мегаплане:
  • в списке полей клиента выбрать это поле или встроенную функцию "«ID-клиента»";
  • указать выбранное значение в блоке "Дополнительные параметры поиска клиента:".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Добавление/обновление сделок.
После включения данной настройки, нужно нажать кнопку сохранения и в раскрывающемся списке выбрать из Мегаплана схему, в которой будут обрабатываться сделки по этому шаблону.
Далее, снова нажимаем кнопку "Сохранить".

Указываем статус из выбранной схемы Мегаплана, в котором будут создаваться новые / обновляться существующие сделки.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Для обновления существующих сделок по этому шаблону:
  • Включаем настройку обновления сделки;
  • Указываем поле из выбранной схемы сделки, в котором будет информация, какую именно сделку обновлять (встроенный параметр "«ID-сделки»" означает, что поиск будет по ID сделки Мегаплана).
    Внимание: Для заявок не из сайта/ Google форм нужно, чтобы это поле было также выбрано в "Поля сделки".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Задаём соответствующие поля сделки, в которые будет записываться информация от созданного клиента.
Встроенная в поля сделки функция "«Добавить комментарий»" — будет добавлять полученный текст в комментарии созданной сделки.
После выбора, нажимаем кнопку "Сохранить".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
После сохранения, вернитесь к списку шаблонов, нажав соответствующую кнопку, чтобы настроить список сотрудников для создания клиентов и сделок.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
В строке шаблона — нажмаем кнопку редактирования в колонке "Сотрудники", чтобы перейти в настройки списка сотрудников для этого шаблона и установить правила для создания клиентов в Мегаплане.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Выберите правило для создания клиентов в Мегаплане:

  • Создавать сделку на ответственного сотрудника ˜— если клиента не было в Мегаплане, то ответственным будет назначен сотрудник, в порядке указанной пользователем очереди.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Если у контрагента несколько ответственных в Мегаплане, то сделка будет создана на первого в списке ответственных по этому клиенту;
  • Создавать сделку на сотрудника в порядке очереди — ответственные всегда назначаются по очереди
(очерёдность сотрудников назначается в том порядке, в котором они были добавлены в список).
Добавлем в список сотрудников, на которых будут создаваться клиенты и сделки в Мегаплане.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Настройка шаблона закончена.
Теперь, переходим к нужному варианту настроек модуля Системы заявок.
При необходимости, можно настроить все варианты, тогда заявки от клиентов будут поступать в Мегаплан как с подключенной электронной почты, так и напрямую из форм или из таблиц Excel.
1-й вариант.
Обработка заявок из электронного почтового ящика, на который приходят запросы от клиентов с сайта (сайтов)

Переходим в Настройки — Системы заявок — Парсер и вводим необходимые значения для соединения с вашей почтой, на которую приходят письма от клиентов, в полях:
"Сервер IMAP", "Порт IMAP",
"Логин" и "Пароль".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
После ввода корректных значений этих полей — нажимаем кнопку "Сохранить и продолжить"
(если нажать "Пропустить", то настройки подключения к электронной почте заполнятся пустыми значениями и чтобы их указать, нужно будет позже нажать кнопку "Настройки IMAP")
Особенности подключения Gmail
1. На странице аккаунта Gmail https://myaccount.google.com/lesssecureapps разрешите небезопасным приложениям доступ к аккаунту на Gmail (Убедитесь, что вы работаете именно под настраиваемым ящиком — проверить это можно в правом верхнем углу. Если обнаружили, что находитесь не в том аккаунте, то закройте его и войдите под тем аккаунтом, который нужно настроить.
2. Откройте Gmail из браузера и войдите в аккаунт, почту которого вы подключаете. Обязательно выйдите из всех других аккаунтов. Перейдите по ссылке https://accounts.google.com/b/0/displayunlockcaptc... и нажмите Продолжить или Подтвердить.





После этого откроется окно "Управление парсерами", с кнопкой перехода к настройкам почты "Настройки IMAP".
Нажимаем на кнопку "Добавить парсер".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА


В появившемся окне, выбираем Шаблон, по которому будут создаваться сделки.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

Указываем, откуда брать
Имя клиента для новых сделок.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА


Прокручиваем бегунок в окне добавления парсера ниже
и указываем, откуда нужно брать Email и номер телефона клиента.
Также, выбираем, какое тело письма писать в создаваемой сделке,
в поле "Суть" (в очищенном теле письма будут убраны абзацы и лишние пробелы, а также, преобразован формат текста)
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Назначаем фильтры:
какие виды писем будет обрабатывать парсер и создавать из них новые сделки в Мегаплане.

Парсер будет обрабатывать письма, которые будут соответствовать внесённым условиям в блоки:
"Email отправителя", "Тема писем", "Email получателя (Кому)", "Совпадение в теле письма 1".

В поле "Email отправителя" можно записать домен имейла, с которого нужно обрабатывать письма (например: @polytell.ru) или другую информацию с названия почтового ящика.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Поле "Email получателя (Кому)" — применяется для фильтра писем по полю "Кому", если в письме указано несколько получателей. Чтобы письма обрабатывались таким парсером, адрес одного из получателей (в поле "Кому") должен совпадать со значением, внесённом в этом поле, а другой — с общим адресом вашей электронной почты, указанной в разделе "Настройки IMAP".
Поле "Совпадение в теле письма 2" — для дополнительного условия поиска по содержимому писем:
в письме ищется текст из поля "Совпадение в теле письма 1", если поиск удачный, то в этом письме проверяется наличие текста из поля "Совпадение в теле письма 2". Когда оба совпадения находятся, то письмо обрабатывается.

После указания всех значений нового парсера, нажимаем кнопку "Применить".

После этого, откроются настройки созданного парсера.

Если в предварительно созданном шаблоне были указаны дополнительные поля из сделки,
то нужно указать, в каком месте писем будут находиться значения этих полей.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

Нужно указать ключевые слова или фразы из писем, по которым парсер будет понимать, что там будет находиться значение этого поля.
Здесь используются обычные регулярные выражения.

Для подстановки соответствующего значения из письма, можно использовать встроенный в модуль конструктор.

В одном поле можно применять несколько регулярных выражений.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Описание значений полей, которые добавляются с помощью конструктора
Только тема письма — будет записываться тема полученного письма, тип поля в Мегаплане должен быть "Строка".
Только Email отправителя — будет записываться email отправителя полученного письма.
Только Email получателя — будет записываться адрес почты получателя (в письме, он находится в блоке "Кому"). Это значение обычно используют для писем, переадресованных на почтовый адрес вашей электронной почты, указанной в разделе "Настройки IMAP" модуля Системы заявок (адрес парсера), если в Мегаплан нужно записать email получателя, с которого была выполнена переадресация на этот адрес.
Текст письма как есть — будет записываться текст полученного письма, без дополнительной обработки.
Текст письма очищенный — из текста письма будут вырезаны абзацы и лишние пробелы, преобразован формат и убраны неопределившиеся символы. Обычно, текст письма записывают в суть сделки, можно указывать и другое текстовое поле.
Перенос на новую строку — будет добавлен тег переноса строки. Всё, что за тегом, будет с новой строки.
Телефон в теле письма — будет записан номер телефона, который парсер найдёт в теле письма.
Email в теле письма — будет записан адрес email, который парсер найдёт в теле письма.
Вставка файлов из письма — будут записываться файлы, прикреплённые к письму, тип поля в Мегаплане "Файл".
Для записи файлов в поле, в настройке данного парсера должна быть включена опция "Обрабатывать вложения письма":
Из имени отправителя — имя нового клиента в Мегаплане будет браться из имени отправителя письма.
Найти фрагмент письма — поиск нужного текста между фрагментами письма "От" и "До".
Нужно учитывать двоеточие. Например: От = Ваше имя:
Данная функция совместима с "Перевести в числовой формат", "Добавить значение по умолчанию".
Список разделителей заполняется, если в полях клиента или сделки использовалась встроенная функция "Найти фрагмент письма" ( {{delimiter}} ).
При использовании этой функции через конструктор, список разделителей заполняется автоматически, из значений, которые были указаны в блоке "До:".
Тут указываются все возможные ключевые слова, которые могут быть в теле письма после значения поля, в котором использовалась встроенная функция {{delimiter}}.
Между этими словами ставится знак |
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Перевести в числовой формат — переводит в числовой формат найденный фрагмент письма.
Добавить значение по умолчанию — если парсер ничего не нашёл для этого поля, будет подставлено значение по умолчанию. Можно всё поле оставить пустым и установить значение по умолчанию.
Данная функция совместима со всеми функциями конструктора, кроме "Вставка файлов из письма".
Для сохранения внесённых настроек, нужно нажать кнопку "Сохранить".
После сохранения, можно протестировать настройки парсера на примере выбранного письма из почты,
нажав соответствующую кнопку.
Для того, чтобы парсер начал обрабатывать письма,
нужно его активировать на странице управления парсерами соответствующим переключателем.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
2-й вариант.
Добавление заявок клиентов в Мегаплан напрямую,
из форм, расположенных на вашем сайте или сайтах
На странице Управления шаблонами заявок найти ранее созданный шаблон и открыть его.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
В нижней части страницы шаблона, нажать кнопку
"Скачать файл с исходным кодом".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
В текст кода, в блок
$fields = [
вставить нужные значения в параметры:
field1-field10 (Поля клиента) и dealField1-dealField30 (Поля сделки).

Если есть необходимость из формы добавлять позиции заказа к сделке (например, Корзина на сайте),
то нужно раскомментировать блок
// "positions" => [
и вставить в нём соответствующие значения в параметры позиций каждого выбранного посетителем на сайте товара

Открыть FTP сайта, форму которого нужно подключить.
Найти php файл, в котором обрабатываются данные из этой формы и вставить в него этот код.
3-й вариант.
Добавление заявок клиентов в Мегаплан напрямую, непосредственно из ваших Google форм

На странице
Управления шаблонами заявок
найти ранее созданный шаблон и открыть его.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

В нижней части страницы шаблона,
в разделе "Интеграция с Google forms" — нажмите кнопки "Скачать скрипт"
и "Скачать файл манифеста".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Далее, интегрируйте данный шаблон с вашей Google формой, согласно прилагаемой инструкции:
1. Создайте Google форму.
Внимание: Порядок вопросов в Google форме по должен совпадать с порядком установленных полей в данном шаблоне:
сначала, вопросы к заполнению Полей клиента
(Поле клиента 1,Поле клиента 2, ....), потом вопросы к заполнению полей сделки (Поле сделки 1, ....).
2. Добавьте в созданную форму вопросы
(вкладка "Вопросы").
3. Перейдите на вкладку "Ответы".
4. Нажмите на кнопку "Просмотреть ответы в Таблицах" (зелёная с белым крестом, находится в той же вкладке ответы над переключателем "Принимать ответы").
5. В появившемся окне — выберите "Новая таблица" и нажмите на кнопку "Создать".
Внимание: Браузер может заблокировать всплывающее окно с привязанной таблицей. В этом случае — нажмите на зелёную кнопку "Просмотреть ответы в таблицах" ещё раз и перейдите в таблицу.
6. В таблице выберите раздел "Расширения -> Apps Script".
7. Вставьте скрипт из файла, который предварительно скачали по кнопке "Скачать скрипт" в редактор и нажмите на кнопку "Файл —> Сохранить".
8. Далее, кликните по кнопке "Триггеры" (в виде часов, возле иконки дискеты).
9. В появившимся окне — нажмите на кнопку "Добавить триггер".
10. Теперь, установите следующие значения в выпадающих списках "onFormSubmit", "Из таблицы", "При отправке формы".
11. Далее, предоставьте разрешение на доступ к данным:
  • Нажмите на кнопку "Предоставить разрешение"
  • Выберите свой аккаунт
  • После чего, появится окно с предупреждением : "Приложение не проверено"
  • Нажмите на кнопку "Дополнительные настройки" —> внизу появится кнопка "Перейти на страницу (название вашего проекта)"
  • После нажатия кнопки "Перейти на страницу (название вашего проекта)" — откроется окно, в котором нужно нажать кнопку "Разрешить"
12. На странице редактирования Google скрипта кликните "Вид —> Показать файл манифеста"
13. В открывшейся скрипт "appsscript.json" вставтьте код из файла, предварительно скачанный по кнопке
"Скачать файл манифеста".
14. В случае, если скрипт не отработал, необходимо добавить права доступа:
  • достаточно нажать на кнопку "Выбрать функцию" и выбрать из списка "onFormSubmit"
  • затем нажать кнопку "Выполнить" и повторить пункт 11(предоставить разрешение на доступ к данным).

После интеграции — из заявок, заполненных в этой Google форме будут создаваться сделки и клиенты в Мегаплане.
4-й вариант.
Добавление клиентов и создание сделок
на этих клиентов в Мегаплан из таблиц Excel
Открыть страницу настроек
"Парсер таблиц XLS" и нажать кнопку "Добавить парсер".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА


В следующем окне, выбрать Шаблон, по которому будут создаваться клиенты и сделки, нажать кнопку "Применить".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

Далее нужно настроить созданный парсер: для полей клиента и сделки указать соответствующую латинскую букву колонки таблицы Excel, в которой будет содержаться эта информация.
После выполненной настройки нажать кнопку "Сохранить".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА

С помощью кнопки "Скачать шаблон" можно скачать полученную таблицу Excel и внести в неё данные клиентов и сделок, которые нужно будет добавить в Мегаплан.
Когда данные в таблицу будут внесены, из настроек парсера можно сразу перейти к загрузке этой таблицы, нажав кнопку "К загрузкам".
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Для загрузки таблицы, на рабочем столе модуля нужно:
  • нажать кнопку "Загрузить сделки из Excel";
  • выбрать в списке парсер, на основе которого создавалась таблица;
  • загрузить таблицу, нажав соответствующую кнопку.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
После загрузки таблицы, обработка данных начнётся автоматически.
Чтобы проверить статус обработки, нужно перезагрузить страницу браузера.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Когда таблица будет загружена, результаты можно посмотреть, нажав соответствующие ссылки в конце строки загрузки таблицы.
Отсюда же можно перейти в историю заявок, отфильтрованную по загрузке этой таблицы.
КАЛЕНДАРЬ СДЕЛОК МЕГАПЛАНА
Оставьте заявку на
консультацию или покупку
#МегапланДелаемЛучшеВместе
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных
и политикой конфиденциальности