Набор отчетов для
Мегаплана

а так же краткое описание возможностей
Этот отчет был разработан для глубокого анализа бизнес процессов в CRM Мегаплан.

В основе отчета лежит анализ сделок прошедших лет, для выявления закономерности и определения оптимального пути течения бизнес процессов.

Данный набор отчетов - это лишь малая часть того, что может быть достигнуто путем интеграции CRM Мегаплан и Power BI

Меню

Для удобства навигации, в сервисе создана страница "Меню", из которой можно перейти на любую страницу отчета:

Продажи

Отчёты в данном разделе позволяют оценить результативность сделок.
Результативность можно оценивать как по количеству сделок так и по бюджету

Продажи по схемам

С помощью данного отчета можно просмотреть, сколько какая схема принесла продаж:
Дашборд PowerBI для Мегаплан "Продажи по схемам"

Продажи

С помощью данного отчета можно посмотреть продажи по конкретной схеме, с детализацией по менеджеру и с детализацией по свойствам сделок.
Также можно посмотреть эту информацию в динамике:
Дашборд PowerBI для Мегаплан "Продажи количество сделок"

Средний чек

С помощью данного отчета можно посмотреть средний чек по конкретной схеме, с детализацией по менеджеру и с детализацией по свойствам сделок.
Также можно посмотреть эту информацию в динамике:
Дашборд PowerBI для Мегаплан "Средний чек"

Конверсия по схемам

Показывает, в какой схеме сделок конверсия лучше:
Дашборд PowerBI для Мегаплан "Конверсия по схемам"

Конверсия

Данный отчет показывает конверсию по таким параметрам:

  • По менеджеру - показывает, какая личная конверсия у каждого менеджера
  • По свойству - показывает как наличие у сделки определенного свойства влияет на её конверсию
  • По статусу - показывает, как прохождение через определенный статус влияет на вероятность успешного закрытия

Конверсия в сочетании менеджеров и свойств

С помощью данного отчета можно определить наиболее благоприятные сочетания менеджеров и свойств сделок.

  • По менеджеру - показывает, по какому значению свойства у каждого менеджера наибольшая конверсия
  • По значению свойства - показывает, какой менеджер дает наилучшую конверсию по каждому значению свойства отдельно

Портфель сделок

Позволяет увидеть состав актуальных сделок и их распределение по:

  • Статусам
  • Свойствам
  • Менеджерам

Движение по статусам

Отчёты в данном разделе позволяют изучить работу в разрезе закономерности переходов из одних статусов в другие.

Воронка

Позволяет визуально оценить, до какого статуса и сколько доходит сделок, на каком статусе теряются (уходят в отказ) сделки.

По умолчанию (если статус конверсии выбран "Пусто") в расчет берутся только те сделки, которые находятся на текущее время в закрытом статусе (успешном или отказе). Сделки, которые находятся в данный момент в активных статусах - в данной воронке не участвуют.

Если выбран статус конверсии другой - то учитываются только те сделки, которые или дошли до этого статуса (статус конверсии) или же ушли в отказ.

Период по которому определяются сделки - это или дата отказа или дата конверсии.

Анализ отказов

Позволяет увидеть слабые места в бизнес-процессе не дожидаясь завершения сделки. Это возможно благодаря таким инструментам:

  • Вычисление конверсии сделок в каждый статус отдельно. То есть отображается процент сделок дошедших до определенного статуса, относительно всех сделок, на пути к этому статусу.
  • Отображение рейтинга статусов, находясь на которых, сделка потом уходит в отказ.

Движение сделок

Позволяет увидеть сколько и каких изменений было совершено за период. Изменения бывают таких типов:

  1. Создана сделка
  2. Положительные изменения по сделке (новый статус находится ближе к цели, чем предыдущий)
  3. Отрицательные изменения (новый статус находится дальше от цели, чем предыдущий. По сути - движение назад)
  4. Сделка успешно закрыта
  5. Сделка перешла в отказ
  6. Сделка вернулась в работу из закрытого статуса
  7. Сделка вернулась в работу из отказа
  8. Сделка перемещена из одного положительного статуса в другой
  9. Сделка перемещена из одного отрицательного статуса в другой
  10. Другое (то что не относится ни к одному из вышеперечисленных правил)

Благодаря данному отчету - можно оценить и сравнить вклад каждого менеджера.
Данный отчет может быть использован как инструмент для ежедневной аналитики производительности сотрудников.


Цикл сделки

Предмет исследования отчетов в данном разделе - время нахождения сделки в активном статусе: от момента создания сделки до момента закрытия

Сравнение цикла по схемам

Показывает, в какой схеме какой цикл сделки. Отдельно отображается для успешных сделок, отдельно для отказов

Сравнение цикла по менеджерам

В рамках выбранной схемы сделок - показывает как отличаются циклы сделок у разных менеджеров

Зависшие актуальные сделки (по циклу)

Позволяет выбрать массив успешно закрытых сделок, отфильтрованных по различным параметрам (если нужно), и на основании них сделать сравнение с текущими актуальными сделками, считая показатели этих сделок - "нормативом".

Сравниваются длительность нахождения актуальных сделок в работе (от даты создания по текущий день) с тем, сколько обычно длится цикл у успешных "нормативных" сделок.

Данная информация нужна для ответа на вопрос "Не является ли сделка забытой или зависшей?".

И поскольку "зависания" сделки может быть как минимум по двум причинам: "менеджер не проявляет активности" и "клиент не проявляет активности", то такую информацию можно промониторить благодаря таким показателям:

  • Дата последнего звонка клиенту (учитываются любые звонки, связанные с номером клиента прикрепленного к сделке, даже если звонки были произведены в рамках другой сделки с этим же клиентом)
  • Количество дней, сколько дело висит просроченное, по данной сделке
  • Количество дней, сколько данная сделка находится без назначенных дел
  • Количество дней, на которые был выполнен перенос дела (то есть, чтобы "дело не было просроченным", его решили перенести, без указания причины, что является нарушением этики ведения сделок)

Также для лучшего понимания, где выбранная актуальная сделка провела сколько дней (по статусам), приводится диаграмма истории статусов сделки

Длительность статусов

Предметом изучения данных отчетов является время нахождения сделки в определенном статусе

Сравнение длительности статусов

Дает возможность сравнить среднее время нахождения сделки в определенном статусе в случае положительного исхода и в случае отрицательного исхода.

На основании этой закономерности можно определить, увеличение длительности конкретного статуса может ли влиять положительно на исход или не может.

Статусы, длительное нахождение в которых не приносит положительного исхода - следует "укорачивать", т.е. активные сделки, которые находятся на этом статусе долго - следует принудительно переводить в отказ, т.к. вероятность того, что они будут закрыты успешно - близка к нулю

Длительность статусов в успешных

Показывает среднее и максимальное время нахождения в каждом статусе:

Длительность статусов в отказах

Показывает среднее и максимальное время нахождения в каждом статусе.

Данный отчет необходим для выявления тенденций, как влияет менеджер на время нахождения сделки в разных статусах (однако для этого надо бы сделать чуть другой отчёт)

При помощи данного отчета можно провести исследование, по каким причинам та или другая сделка была в статусе именно такое время:

Длительность статусов в актуальных

Показывает среднее и максимальное время нахождения в каждом статусе:

Динамика изменения длительности статусов

Даёт возможность посмотреть как менялось время нахождения сделки в каждом статусе в разные периоды.

Отчёт будет полезен в тех случаях, когда ставится цель - сократить время нахождения сделки в определенном статусе. В таком случае с помощью данного отчёта будет видно, выполняется ли цель или нет.

Зависшие актуальные сделки (по статусу)

Позволяет выбрать массив успешно закрытых сделок, отфильтрованных по различным параметрам (если нужно), и на основании них сделать сравнение с текущими актуальными сделками, считая показатели этих сделок - "нормативом".

Сравниваются длительность нахождения актуальных сделок в текущем статусе с тем, сколько времени находились "нормативные" сделки в таком же статусе.

Данная информация нужна для ответа на вопрос "Не является ли сделка забытой или зависшей?"

И поскольку "зависания" сделки в определенном статусе может быть как минимум по двум причинам: "менеджер не проявляет активности" и "клиент не проявляет активности", то такую информацию можно промониторить благодаря таким показателям:

  • Дата последнего звонка клиенту (учитываются любые звонки, связанные с номером клиента прикрепленного к сделке, даже если звонки были произведены в рамках другой сделки с этим же клиентом)
  • Количество дней, сколько дело висит просроченное, по данной сделке
  • Количество дней, сколько данная сделка находится без назначенных дел
  • Количество дней, на которые был выполнен перенос дела (то есть, чтобы "дело не было просроченным", его решили перенести, без указания причины, что является нарушением этики ведения сделок)
Также для лучшего понимания, где выбранная актуальная сделка провела сколько дней (по статусам), приводится диаграмма истории статусов сделки

Активности

Область изучения отчетов в данном разделе - активности, которые проявляли сотрудники.

К активностям, которые отслеживаются, относятся такие активности:
  • Написание комментария в сделке
  • Создание дела
  • Завершение дела
  • Совершение исходящего звонка
  • Прием входящего звонка
  • Нахождение сделки в трудозатратном статусе
В будущем планируется отслеживать ещё и такие активности:
  • Написание емейл
  • Прием емейл
  • Создание задачи
  • Создание сделки
  • Перевод сделки в следующий статус
Активности могут отображаться или в количественном показателе или же в виде "трудозатрат". Трудозатраты - это сумма, потраченная на ставку сотрудника. Трудозатраты начисляются на основании дневной ставки, разделенной на количество активностей (согласно удельного веса каждого типа активностей).

Общая активность

Отображает распределение активностей по схемам, по сотрудникам, по типам активностей, по типам сделок (успешные, отказы, актуальные)

Сравнение активностей по успешности

Показывает распределение активностей среди сделок: сколько активностей потрачено на успешные, сколько на отказы, сколько на актуальные

Сравнение по статусам в успешных

Дает возможность определить сколько в среднем и сколько максимум расходуется активностей на одну сделку в разрезе статусов сделок.

Отчет по успешным сделкам отвечает на вопрос "сколько требуется для одной сделки активностей, чтобы быть успешной". Данная информация будет полезна при определении нормативов

Сравнение по типам в успешных

Дает возможность определить сколько в среднем и сколько максимум расходуется активностей на одну сделку в разрезе типов активностей.

Отчет по успешным сделкам отвечает на вопрос "сколько требуется для одной сделки активностей, чтобы быть успешной". Данная информация будет полезна при определении нормативов

Сравнение по статусам в отказах

Дает возможность определить сколько в среднем и сколько максимум расходуется активностей на одну сделку в разрезе статусов сделок.

Отчет по отказам отвечает на вопрос "какое количество действий было потрачено впустую". Данная информация будет полезна при анализе целесообразности активностей

Сравнение по типам в отказах

Дает возможность определить сколько в среднем и сколько максимум расходуется активностей на одну сделку в разрезе типов активностей.

Отчет по отказам отвечает на вопрос "какое количество действий было потрачено впустую". Данная информация будет полезна при анализе целесообразности активностей

Сравнение по статусам в актуальных

Дает возможность определить сколько в среднем и сколько максимум расходуется активностей на одну сделку в разрезе статусов сделок

Сравнение по типам в актуальных

Дает возможность определить сколько в среднем и сколько максимум расходуется активностей на одну сделку в разрезе типов активностей

Активности по участникам

Показывает, сколько каждый сотрудник проявляет активностей. Отвечает на вопрос "чем занят сотрудник"

Неотработанная ЗП

Показывает, сколько каждый сотрудник провел времени, не проявляя активностей, в то же время ему начислялась ЗП.

Если прошел день, а сотрудник не сделал ни одного действия, то его дневная ставка будет зачислена как "Неотработанная ЗП". Учитываются только дни понедельник - пятница.

Если прошел день, а активностей было выполнено мало, то "излишек ЗП" будет начислен как "Неотработанная ЗП"

Проблемы

Область изучения отчетов в данном разделе - неправильное поведение сотрудника по отношению к делам и звонкам

Проблемы с активностями

Отчет отображает рейтинги проблемных сотрудников по разных категориях:

  • Просроченные дела - отображает количество просроченных дел, представляет собою срез на текущий момент
  • Переносы дел - отображает, сколько дел было перенесено на другую дату вместо того чтобы их выполнить
  • Сделки без дел - отображает количество сделок, не имеющих назначенных дел, представляет собою срез на текущий момент
  • Сделки без звонков - отображает количество сделок, не имеющих ни одного совершенного звонка, представляет собою срез на прошедший день.
Сделка считается "без звонков", если во время, когда сделка была в активном состоянии, не было ни одного звонка.
Звонки учитываются, если они связаны с клиентом привязанным к сделке или с контактным лицом, привязанным к сделке.

Дело с типом "Звонок" но не имеющее реального звонка - звонком не считается


Просроченные дела

Показывает сколько у каждого менеджера имеется просроченных дел в сравнении с делами которые ещё не просрочены.
Также отображается динамика наличия просроченных дел

Сделки без дел

Показывает сколько у менеджера есть сделок, не имеющих назначенных дел, в сравнении со сделками с назначенными делами.
Учитываются только сделки, находящиеся в актуальном статусе

Сделки без звонков

Показывает сколько у менеджера есть сделок, не имеющих ни одного звонка, в сравнении со сделками, у которых есть звонки.
Учитываются только сделки, находящиеся в актуальном статусе.

Переносы дел

Отображает, сколько дел было перенесено на другую дату. Также приводится сравнение с количеством завершенных дел за этот же период

Заключение

С помощью интеграции PowerBI и Мегаплан - можно изготовить практически любой отчет.

Контакты для связи:
+7 (499) 649-44-74
dp@polytell.ru