Новости Мегаплана
декабрь 2019 г.

В предновогоднем обновлении Мегаплана рассказывается, какие функции уже доступны, что тестируют недавно зарегистрировавшиеся пользователи и открываются планы на январь 2020 года.
Начнём с новых функций, доступных для всех пользователей Мегаплана.

Мегаплан подготовился к Новому году и рядом с логотипом появилась ёлочка, она включает и отключает новогоднюю тему.

После нового года ёлочка исчезнет, а темы вы можете устанавливать самостоятельно в расширениях.

В Мегаплане продолжается работа над новым дизайном, приступили к модулю "Сотрудники".
Вы уже видели новые карточки добавления пользователей, совсем недавно появилась возможность приглашать сотрудников по ссылке, а в текущем релизе обновили и список модуля "Сотрудники".

Чтобы включить новый интерфейс, откройте модуль "Сотрудники" и нажмите на зелёный ярлычок в правой стороне окна.

Мегаплан переключит вас на новый список. Пока здесь отсутствуют некоторые доступные ранее функции, но они будут добавлены в следующих обновлениях. Если вам критически не хватает возможностей, вы можете воспользоваться прежним дизайном.

В левой части страницы расположены фильтры. Пока все фильтры в модуле системные, позже появится возможность создавать свои фильтры.

• Все сотрудники — под этот фильтр попадают все сотрудники, кроме уволенных.
• Нераспределённые — работающие и уволенные сотрудники без отдела.
• Работают — под этот фильтр попадают все сотрудники, кроме уволенных.
• Не работают — уволенные, но не удалённые сотрудники.
• Фильтры по отделам — формируются в зависимости от отделов компании.
• В штате — сотрудники, работающие в штате компании.
• Внештатник — внештатные сотрудники.

Панель с фильтрами можно скрывать.

Чтобы добавить нового сотрудника, нажмите "Добавить сотрудника" и укажите его данные.
Чтобы закрыть регистрации — можно изменить ссылку или выключить доступ.

Пользователь, получивший ссылку, попадёт на специальную страницу регистрации, где он сможет добавить свою фотографию, указать имя и фамилию, почту и пароль.
Подробнее о приглашении сотрудников по ссылке.

В предыдущих обновлениях, добавили возможность отключать, удалять и копировать сценарии.
Для удобной работы, теперь вынесли кнопки копирования, редактирования и удаления в список сценариев: наведите на него и выберите нужное действие.

Ещё, навели порядок в виджете выбора действий для сценария:
отсортировали их по алфавиту и добавили строку для поиска.

А также, появилась возможность настраивать и запускать сценарии в связанных сделках.

Рассмотрим пример: компания занимается производством и продажей детской зимней одежды. Часть товара находится на складе, а часть отшивается по заказу.
Менеджеры по продажам работают в своей схеме, а для производства настроена своя, но сотрудники отдела продаж могут связывать сделки между этими схемами.
Поступает заявка на большую партию комбинезонов, на складе такого количества нет и менеджер отправляет заказ на производство.

Так как заказ уже оплачен, связанную сделку можно сразу передавать отшивать, без согласований. Чтобы пользователи не тратили лишнее время на движение сделки в схеме "производство", по статусам настроили им специальный сценарий:
сотрудник отдела продаж тут же переводит заказ в статус "Производство".

Действие сценария распространяется на все связанные объекты в указанной схеме, при этом его можно выполнять с задержкой в минутах.

В Мегаплане есть возможность создавать группы сотрудников.
Если в проектах компании обычно участвуют одни и те же сотрудники из разных отделов, объедините их в группу. В следующий раз, это позволит не тратить время на поиск и добавление каждого отдельно. Указывать группы можно в виджетах выбора сотрудников.

А для удобства, добавили возможность при настройке групп добавлять сотрудников не по одному, а целыми отделами.

Настраивать группы можно в модуле "Сотрудники", как это делать, рассказано в этой статье.

В расширениях Мегаплана — появился новый виджет, который позволяет редактировать файлы типа .html, .txt и аналогичные, с простым текстом внутри, файлы текстового типа без вложений.
С помощью этого редактора, вы сможете отрывать документы для чтения в новом окне.

Чтобы добавить виджет, откройте расширения и установите
"Редактор простых текстовых документов".

В открывшемся окне — нажмите "Установить" и Мегаплан перенаправит вас на страницу виджетов. Статус виджета "Редактор простых текстовых документов" должен быть включен.

Готово! Теперь в карточках документов (в модуле "Документы") у вас появилась дополнительные кнопки: "Редактировать" и "В новом окне на весь экран".
Редактировать файл можно прямо в карточке, не загружая, при этом Мегаплан будет отправлять уведомление всем подписчикам, что была добавлена новая версия.

Доступ к файлу работает в рамках системы прав в модуле "Документы".

Перейдём к приятным новостям про мобильное приложение.

Аудиосообщения

Теперь вы можете отправлять аудиосообщения. В чате, карточке клиента, сделки и задачи справа от поля ввода комментария появилась иконка микрофона.
Чтобы сделать запись, нажмите на неё и удерживайте;
для отмены проведите влево.
До отправки, аудиосообщение можно прослушать.

Приглашение сотрудников по ссылке

Не так давно, в веб-версии Мегаплана появилась возможность приглашать коллег по ссылке, а теперь это можно сделать и из мобильного приложения.
Откройте модуль "Сотрудники" и нажмите "Пригласите новых сотрудников". Далее, с помощью переключателя выберите, как вы хотите пригласить пользователей в Мегаплан:
по ссылке или по e-mail.
Ссылку можно отправить своим контактам, в чаты мессенджеров или социальные сети.

Блокировка и увольнение сотрудников

Уволить сотрудника или заблокировать — можно прямо из мобильного приложения.
Для этого — откройте его карточку, в верхнем правом углу нажмите на кнопку дополнительных действий (три точки) и выберите нужное.
Права блокировки и увольнения аналогичны правам в веб-версии Мегаплана.

Новые ссылки в сообщениях

Ссылки в сообщениях теперь выглядят по-новому: вместо ссылок на внешние и внутренние сущности (задачи, проекты, сделки, клиенты, дела, комментарии, сотрудники и общие обсуждения) будут отображаться карточки.
Одиночное нажатие на карточку открывает её, а долгое — копирует адрес в буфер обмена устройства.

Обновление блока "Файлы и ссылки"

В карточке задачи, клиента и сделки появился новый блок "Файлы и ссылки", он разбит на четыре раздела:

• Медиа — для фотографий,
• Файлы — для остальных файлов,
• Ссылки — для ссылок,
• Аудио — для аудиофайлов.

Все документы, ссылки, фотографии и аудиосообщения можно посмотреть в одном месте.

Скрытие задач без активности

Есть функционал системного уведомления о задачах, в которых не было активности более 40 дней.
В мобильном приложении была ошибка: вместо кнопки "Скрыть" (уведомление), отображалась кнопка "Снять", которая снимает задачу. В текущем обновлении — эту ошибку исправили.

Скачать приложение можно в AppStore и GooglePlay.

В рамках работы над новым импортом, который будет представлен уже очень скоро и текущим пользователям, немного изменили дизайн формы добавления клиента.
В целом, всё осталось на своих местах.

Немного позже, будут добавлены и другие варианты импорта клиентов в Мегаплан.

Тип клиента теперь меняется в заголовке карточки.
Набор типов в каждой компании может быть своим и зависит от выбора человек/компания.
Он задаётся в настройках: "Настройка" -> "Справочники" -> "Типы клиентов".

О том, как настроить типы клиентов: настройка типов клиентов в Мегаплане.
А почитать, как добавлять клиентов можно здесь.

Но это не всё, есть один приятный сюрприз:
теперь вы можете добавлять новые поля прямо из формы создания клиента.
Всё можно сделать здесь и сейчас:
теперь не нужно открывать настройки расширенных полей в "справочниках".

Добавлять новые значения могут сотрудники с правами директора, админа и руководителя клиентского отдела. При добавлении поля из формы создания клиента, оно добавляется в список модуля и в карточку контакта. В настройках справочников по умолчанию устанавливаются флажки "В журнале изменений" и "Показывать при добавлении".

Для добавления из формы создания клиента доступны следующие типы полей:

• Текст — любое текстовое (буквы, цифры, знаки препинания) описание.
  • Применять форматирование — если в поле вставить ссылку, она будет кликабельная.
  • Использовать для быстрого поиска — поле будет иметь высокий приоритет и появляться выше в поисковой выдаче.
  • Уникальное значение — информация, заполненная в этом поле, не должна повторяться (Система будет выдавать ошибку при заполнении).

• Да / Нет — поле имеет значение либо "Да", либо "Нет". При этом, необходимо указать значение по умолчанию.

• Дата и время — поле с возможностью выбрать число, месяц, год и время.

• Файл — поле для прикрепления файла.

• Выбор из списка — выпадающий список со значениями. При этом, необходимо ввести список значений. Новое значение — добавляется по нажатию на плюсик напротив последующей строки. Удаляется строка — пиктограммой крестика. Одно из введённых таким образом значений, можно использовать в качестве значения по умолчанию.
  • Добавить существующие значения — если ранее редактируемое поле было с типом "Текст" и туда уже вносились значения, флажок позволит сохранить введённые ранее данные в систему. Например, в карточку клиента было добавлено текстовое поле "Число сотрудников" и какое-то время пользователи вносили в это поле значения. Через полгода администратор решил изменить тип поля на "Выбор из списка", добавил новые значения для выбора 10, 25, 50, 100. Чтобы не потерять ранее добавленные данные сотрудниками, администратор установил флажок "Добавить существующие значения" и в выбор попадает ранее введённая информация: 10, 25, 50, 100, 11, 18, 38 и т. д.
  • Использовать для быстрого поиска — поле будет иметь высокий приоритет и появляться выше в поисковой выдаче.
  • Множественный выбор — в этом поле можно будет выбрать несколько значений одновременно.

• Большое число — числовое поле. Диапазон значений: от -9223372036854775807 до 9223372036854775807.
  • Использовать для быстрого поиска — поле будет иметь высокий приоритет и появляться выше в поисковой выдаче.

• Число — любое число либо число в заданном диапазоне.
  • Использовать для быстрого поиска — поле будет иметь высокий приоритет и появляться выше в поисковой выдаче.
  • Уникальное значение — информация, заполненная в этом поле, не должна повторяться (Система будет выдавать ошибку при заполнении).

Флажок "Обязательно для заполнения" означает что, если при создании нового клиента данное поле не будет заполнено, кнопка "Создать" будет недоступна. Такие поля отмечены красной звёздочкой. Если поле не заполнено в карточке у клиента, рядом появится уведомление.

В Мегаплане плотно поработали над импортом, сделали его легче, понятнее и удобнее.
Новые клиенты уже его тестируют.
Ниже, представлена инструкция, как пользоваться новым импортом клиентов.

Импорт клиентов в Мегаплан осуществляется из Excel-файла.
Для того, чтобы импортировать новых клиентов, в модуле "Клиенты" нажмите "Добавить клиента" и
в открывшемся окне — нажмите "Импорт через Excel". Откроется окно добавления списка клиентов. По ссылке "Пример файла" можно скачать пример базы, а под иконкой "!"— посмотреть обучающее видео.

Для импорта клиентской базы — нажмите кнопку "Выбрать файл" и укажите файл на вашем компьютере. Запустится проверка на доступность данных для импорта.
На этом этапе, можно свернуть окно в фоновый режим и перейти к другим задачам.
О результате анализа данных — Мегаплан сообщит в информер.

Когда обработка завершится, кликните на ссылку в информере "Обработка файла завершена" и продолжите работу с импортом. Мегаплан автоматически распознает таблицу, каждая строка которой относится к отдельному клиенту, а каждый столбец содержит его данные.
Укажите флажками, какие из записей импортировать и каким свойствам клиентов соответствуют столбцы таблицы. Для удобной работы, окно можно раскрыть на весь экран.

Нажмите в заголовке столбца "Не выбрано" и выберите нужные значения из списка.
Вы можете воспользоваться поиском полей по названию.
Список разделён на "Основные" — поля для компаний и "Контактные лица" — здесь находятся поля для контактных лиц (телефон, адрес, почта и т. д.). Если у вас в базе есть компании с несколькими контактными лицами, то с помощью кнопки "+ Контактное лицо" добавьте новые и выберите нужные поля. Как загружать базу с контактными лицами, можно посмотреть ниже.

В списке — присутствуют не только системные, но и пользовательские поля контрагентов, если они были заданы в настройках. Если у вас в базе есть поля, которые не были занесены заранее в настройках справочников Мегаплана, вы можете добавить их в процессе импорта. Для этого, сотрудник должен обладать правами директора или руководителя клиентского отдела.
Нажмите "+ Новое поле", укажите его название, назначьте ему нужный тип и сохраните.
Настройка новых полей происходит также, как в справочниках.

При импорте доступно создание полей следующих типов:

• Текст — любое текстовое (буквы, цифры, знаки препинания) описание.
  • Обязательно для заполнения — создание нового клиента будет невозможно, если это поле не заполнено.
  • Использовать для быстрого поиска — поле будет иметь высокий приоритет и появляться выше в поисковой выдаче.
  • Уникальное значение — это значит, что информация, заполненная в этом поле, не должна повторяться (Система будет выдавать ошибку при заполнении).
  • Применять форматирование — если в поле вставить ссылку, она будет кликабельная.

• Да / Нет — поле имеет значение либо "Да", либо "Нет". При этом, необходимо указать значение по умолчанию.
  • Обязательно для заполнения — создание нового клиента будет невозможно, если это поле не заполнено.

• Выбор из списка — выпадающий список со значениями. При этом, необходимо ввести список значений. Новое значение — добавляется по нажатию на плюсик напротив последующей строки. Удаляется строка — пиктограммой крестика. Одно из введённых таким образом значений, можно использовать в качестве значения по умолчанию.
  • Обязательно для заполнения — создание нового клиента будет невозможно, если это поле не заполнено.
  • Множественный выбор — в этом поле можно будет выбрать несколько значений одновременно.
  • Использовать для быстрого поиска — поле будет иметь высокий приоритет и появляться выше в поисковой выдаче.
  • Добавить существующие значения —все сотрудники с правом записи сущности, смогут добавлять на лету новые значения в выбор прямо из карточки.

• Большое число — числовое поле. Диапазон значений: от -9223372036854775807 до 9223372036854775807.
  • Обязательно для заполнения — создание нового клиента будет невозможно, если это поле не заполнено.
  • Использовать для быстрого поиска — поле будет иметь высокий приоритет и появляться выше в поисковой выдаче.

• Число — любое число либо число в заданном диапазоне.
  • Использовать для быстрого поиска — поле будет иметь высокий приоритет и появляться выше в поисковой выдаче.
  • Уникальное значение — это значит, что информация, заполненная в этом поле, не должна повторяться (Система будет выдавать ошибку при заполнении).
• Дата и время — поле с возможностью выбрать число, месяц, год и время.

Флажок "Обязательно для заполнения" означает что, если при создании нового клиента данное поле не будет заполнено, кнопка "Создать" будет недоступна. Такие поля отмечены красной звёздочкой. Если поле не заполнено в карточке у клиента, рядом появится уведомление.

При добавлении поля из формы импорта — оно добавляется в список модуля и в карточку контакта.
В настройках справочников по умолчанию устанавливаются флажки "В журнале изменений" и "Показывать при добавлении".

После назначения заголовков таблицы снимите флажки со строк, которые не нужно импортировать — обычно это заголовки столбцов в базе файла.

Нажмите "Продолжить" и Мегаплан обработает таблицу:
покажет ошибки импорта, например, если не был назначен заголовок к какому-то столбцу.
Для исправления ошибки, можно вернуться на предыдущий шаг.
Здесь же можно поменять значения в столбцах: изменить имя, номер телефона, почту и т. д.

Нажав кнопку "Продолжить", вы подтвердите импорт обработанных данных в Мегаплан.
После этого, Мегаплан покажет отчёт об операции импорта.
В модуле "Клиенты" будет автоматически создан фильтр с импортированными контактами.
Перейдите в него и используя массовое редактирование, вы можете назначить звонки и распределить клиентов по ответственным сотрудникам.

Чтобы импортировать клиентов с несколькими контактными лицами, нужно создать Excel-файл со своей базой клиентов, где каждая строка представляет собой клиента в вашем каталоге.
А столбцы содержат ряд свойств, релевантных для каждого клиента.

Загрузить клиента с несколькими контактными лицами можно двумя способами. Различие способов загрузки — заключается в заполнении данных в Excel-файле, рассмотрим примеры ниже.

Первый способ

В Excel файле — на каждое контактное лицо создаются дополнительные столбцы с данными
(для наглядности контактные лица выделены цветом).

Например, мы добавляем компанию Сойка, у которой есть три контактных лица:

1. Павловиков Александр.
2. Степанова Мария.
3. Купцовцев Алексей.

А также, в Мегаплан будет загружена должность, почта и телефоны этих контактных лиц.

Загружаем нашу базу в Мегаплан по инструкции выше.
На этапе настройки (шаг 2), укажите какие столбцы будут соответствовать полям компании — вкладка "Основные", а какие полям контактных лиц — вкладка "Контактные лица".
Если контактных лиц несколько, с помощью кнопки "+ Контактное лицо" добавьте новые.
Для каждого контактного лица — будет доступен свой список полей (под вкладкой "Контактные лица"), назначьте все заголовки таблицы, снимите флажки со строк, которые не нужно импортировать и нажмите "Продолжить".

Пройдите остальные этапы загрузки базы.
Давайте посмотрим результат: откроем карточку загруженной компании Сойка. Как мы видим, контактные лица были успешно импортированы в Мегаплан вместе с компанией.

Пример базы клиентов с контактными лицами: base.xls

Второй способ

В отличие от первого способа, здесь контактные лица перечисляются через запятую в одном столбце с переносом на следующую строку (для переноса на следующую строку используйте сочетание клавиш Alt+Enter).

Например, мы хотим добавить компанию Радуга. У этой компании четыре контактных лица:

1. Малышева Полина;
   Должность: Бухгалтер;
   Телефон: +7 255 737-69-36;
   Почта: `malysheva@raduga.ru`.
2. Андреева Алёна;
   Должность: Заместитель директора;
   Телефон: +7 255 737-69-30;
   Почта: `andreeva@raduga.ru`.
3. Мученик Олег;
   Должность: Менеджер проектов;
   Телефон: +7 255 737-69-89;
   Почта: `mutsenik@raduga.ru`.
4. Ефимов Юрий;
   Должность: Курьер;
   Телефон: +7 255 737-69-50;
   Почта: `efimov@raduga.ru`.

Заполним Excel-файл следующим способом.

Загружаем нашу базу в Мегаплан по инструкции выше. На этапе настройки (шаг 2), укажите какие столбцы будут соответствовать полям компании — вкладка "Основные", а какие полям контактных лиц — вкладка "Контактные лица". Добавьте одно контактное лицо и назначьте все заголовки таблицы. Мегаплан сам определит, к какому лицу какие контакты будут соответствовать.
Снимите флажки со строк, которые не нужно импортировать и нажмите "Продолжить".

Давайте посмотрим результат.
В модуле "Клиенты" — будет автоматически создан фильтр с импортированными контактами.
Как мы видим, контактные лица были успешно импортированы в Мегаплан вместе с компанией.

Пример заполнения базы клиентов с контактными лицами: base2.xls

У новых клиентов Мегаплана, в отличие от текущих — список системных и предустановленных фильтров выглядит немного иначе.
Были убраны лишние системные фильтры, добавлен один предустановленный и созданы несколько предустановленных групп фильтров.
Системные фильтры разгруппированы и осталось всего четыре фильтра:

• Клиенты — все клиенты, с базовым типом "Клиент", доступные вам в системе. Удалять этот фильтр нельзя.
• Контактные лица — все контакты с базовым типом "Контактное лицо", доступные вам в системе. Удалять этот фильтр нельзя.
• Избранные — отображает клиентов, которых вы отметили звёздочкой. Фильтр можно удалить.
• Удалённые — контакты, которые были удалены. Видны только сотрудникам с правами на удаление. Удалять этот фильтр нельзя.

Ниже, под чертой находится предустановленный фильтр "Мои клиенты".
Сюда попадают контакты, за которые вы отвечаете, с базовым типом "Клиент".
Этот фильтр можно удалять, редактировать и расшаривать.

А ещё ниже, добавлены две группы с предустановленными фильтрами:
"Коммуникации" и "Дополнительные".

Помимо этого, появилась возможность перетаскивать мышкой все фильтры (системные и свои) и группы (предустановленные и свои) на любую позицию в списке.
Подробнее о работе с фильтрами читайте в этой статье.

В январе 2020 года — в Мегаплане планируют переименовать модуль "Сделки".
Он будет называться "Процессы" — это слово более точно отражает его предназначение.
Ведь здесь можно работать не только со сделками, но и организовать любой внутренний или внешний бизнес-процесс, для этого в Мегаплане есть все инструменты.

Пользователи с правами директора или директора продаж могут добавлять свои схемы в настройках. И необязательно они будут направлены на извлечение прибыли.
Это может быть система электронного документооборота, служба технической поддержки, обучение сотрудников компании и прочие.

В модуле "Процессы" — по-прежнему останется возможность переключаться между схемами в левом меню "Бизнес-процессы". Как и прежде, будет доступно несколько предустановленных схем, среди которых "Базовая", "Параллельное согласование" и "Последовательное согласование".
Можно сказать, что все функции остаются на месте, меняется только название.

Дополнительную информацию про модуль "Процессы" можно посмотреть в этой статье.

А ещё — есть приятный бонус, создали модуль "Продажи", который является примером преднастроенного бизнес-процесса, предназначенного для фиксации запросов и заявок клиентов с последующей реализацией товаров или услуг.

Модуль "Продажи" — это предустановленный процесс, то есть сформированный системой в момент создания вашего Мегаплана. Его настройки универсальны.
Здесь подобрані статусы, поля и сценарии, которые используют большинство компаний.
Если по каким-то причинам вам неудобно использовать процесс "Продажи" — вы можете внести в него изменения или создать свою схему процесса с чистого листа.

Посмотреть структуру процесса можно в настройках Мегаплана, раздел "Бизнес-процессы и сделки", открыв схему "Продажи".

Дополнительную информацию про модуль "Продажи" можно почитать здесь.