Методическое пособие
Рекламное агентство
Описание бизнес-процессов
Часть 2. Бизнес-процессы
Что такое бизнес-процесс в Мегаплане?
Все бизнес-процессы в Мегаплане реализованы в модуле Сделки. Каждый бизнес-процесс - это отдельная схема сделок со своими статусами(этапами), целями, ролями, полями, автоматическими сценариями
Преднастроенные бизнес-процессы в данном аккаунте
В данном аккаунте мы заранее настроили ключевые процессы, решающие основные задачи бизнеса
БП1.ПОИСК
Бизнес-процесс ПОИСК - автоматизирует активный поиск клиентов. Как правило используется для отдела по поиску клиентов или колцентра
БП2.ПРОДАЖА
Основной бизнес-процесс длинной B2B продажи в котором непосредственно происходит продажа основных и дополнительных услуг
БП3.ПРОИЗВОДСТВО
Процесс, задача которого, систематизация работы по производству основной услуги. В данном случае рекламной продукции
У каждого из данных процессов есть определенная цель, есть ответственный за процесс сотрудник (менеджер сделки), есть различные роли, свои поля, правила, сценарии, этапы и характеристики. Для базового запуска воспользуйтесь стандартными процессами. Далее при необходимости вы можете добавить любое количество процессов по вашему желанию
БП1. ПОИСК
Бизнес-процесс для систематизации работы активного поиска клиентов
Реализован в виде отдельной схемы сделки в Мегаплане БП1. ПОИСК
- Активные продажи
- Холодные звонки по базе
- Активация отказов
- Активация клиентской базы
Цель процесса: превратить контакт в ЛИД
Активный поиск клиентов - это сложный процесс, который требует особого внимания. До сих пор во многих бизнес моделях данный процесс является главным в привлечении новых заказов в компанию. В данном преднастроенном аккаунте мы постарались сделать его очень простым

БП1. ПОИСК
Настройки схемы сделок в Мегаплане



Все статусы, видимость полей, роли в Мегаплане по умолчанию преднастроены. В процессе работы вы можете вносить любые изменения, добавлять новые поля, статусы, автоматические сценарии
Как работает БП1. ПОИСК
1. Новый потенциальный клиент
Первый статус в котором создается сделка в БП1. ПОИСК. В данный статус может создать сделку менеджер.
Если Руководитель хочет чтобы его менеджер провел обработку определенного клиента он может создать данную сделку и назначить ответственного менеджера

Цель данного статуса: определить потенциал клиента, заполнив при этом обязательные поля в сделке
2. Потенциал определен
В данный статус попадают только те клиенты, по которым имеет смысл дальше работать, и их потенциал устраивает систему (компанию). Дальнейшая задача менеджера установить контактные лица в компании, которые могут повлиять на принятие решения (ЛПР), данные лица в процессе ведения клиента могут меняться (от секретаря до директора)

Цель статуса: установить контакт
(ФИО, телефоны, email)
3. Контакт установлен
После того как менеджер установил контакт с клиентом его задача назначить ему встречу. До того как встреча клиенту будет назначена, возможно придется сделать несколько звонков, описать преимущества, обработать возражения клиента. Наиболее эффективно данный результат достигается если менеджер работает по выверенному скрипту.

Цель статуса: Назначить встречу
(дата, адрес)
4. Встреча назначена
Переход в данный статус завершает видимую часть процесса для менеджера по активному поиску.

На этом этапе мы можем дать менеджеру некий бонус, чтобы стимулировать его работу.

При переводе в этот статус автоматически будет создана новая сделка в основном процессе продажи БП2. ПРОДАЖА со статусом
- Назначена Встреча (из БП1)
5. Встреча проведена (из БП2)(Автостатус)
В данный статус попадает сделка автоматически на основании настроенной обратной связи из процесса БП2. Продажа

Данная обратная связь позволит построить итоговую воронку продаж и оценить эффективность активного поиска в целом на уровне:

Сделано 1000 звонков
Назначено 200 встреч
Состоялось 150 встреч
Отправлено 50 КП
Закрыто положительно 20 сделок
Итого конверсия активного поиска: 2%


5. КП готово и отправлено (из БП.2)
(Автостатус)
В данный статус попадает сделка автоматически на основании настроенной обратной связи из процесса БП2. Продажа

6. Закрыто (из БП2)
В данный статус попадает сделка автоматически на основании настроенной обратной связи из процесса БП2. Продажа

Данный статус - это финальный результат. Будет полезно если на этом этапе менеджер получит бонус. Это стимулирует его не только к большому количеству "пустых" встреч, а еще он будет знать результат своего труда в итоге
7. Отказ
В данный статус сделку переводит менеджер по холодному поиску, если понимает, что дальнейшая работа по клиенту не целесообразна. В данном случае он в обязательном порядке заполняет поле причина отказа. ПО которому в последствии можно построить отчет
8. Отказ (из БП2)
В данный статус попадает сделка автоматически на основании настроенной обратной связи из процесса БП2. Продажа

Если в бизнес-процессе БП2.Продажа сделка будет переведена в статус отказ в данном бизнес-процессе она автоматически перейдет в отказ.
БП2. ПРОДАЖА
Бизнес-процесс пошаговой B2B продажи
Реализован в виде отдельной схемы сделки в Мегаплане БП1. ПОИСК
- Обработка лидов из всех источников
- Выполнение плана продаж
Цели процесса:
1. Превратить ЛИД в сделку
2. Оказать качественный сервис
3. Запланировать повторную продажу
Длинная B2B продажа - это сложный процесс выстраивания отношений с клиентом, правильная работа с которым позволяет превратить клиента в постоянного, а также повысить уровень сервиса. Длинной продажей можно считать любую продажу среднее плечо сделки которой более 2-х недель
Плечо сделки - это отрезок времени от момента обращения клиента (дата лида) до даты сделки. Измеряется в днях. Чем больше плечо сделки тем сложнее управлять процессом продажи без CRM.
Дата лида - это дата когда к нам поступил лид. В данном процессе у нас есть 2 основных типа лидов - это лиды из БП1(из активного поиска), а также лиды, которые попадают к нам из остальных источников (реклама, интернет, повторные и пр.) В данном случае за дату лида мы принимаем дату создания сделки в БП2. ПРОДАЖА
Дата сделки - это дата, когда мы считаем продажу свершившейся. Эта дата является целевой датой, к которой менеджер планирует завершить сделку. Данную дату необходимо учитывать и заполнять если мы планируем оценивать прогноз продаж, что поможет управлению продажами в целом.
В данном бизнес-процессе за дату сделки мы принимаем дату получения предоплаты

БП2. ПРОДАЖА
Настройки схемы сделок в Мегаплане



Все статусы, видимость полей, роли в Мегаплане по умолчанию преднастроены. В процессе работы вы можете вносить любые изменения в , добавлять новые поля, статусы, автоматические сценарии
Как работает БП2. ПРОДАЖА
1. Новый запрос
(входящий статус)
В данный статус попадают заявки со всех источников рекламы (кроме заявок из активного поиска). Также менеджер может руками самостоятельно создать новую сделку в данном статусе

Цель статуса:
- Обработать заявку
- Подготовить и отправить КП клиенту
1. Назначена новая встреча (из БП1)
(сделки создаются автоматом из БП1)
В данный статус попадают сделки из бизнес-процесса по активному поиску клиента. На этом этапе мы имеем активированного клиента готового на встречу, и у нас есть как минимум:
- Дата встречи
- Адрес встречи
- Контакт клиента
- Описанный потенциал клиента

Задача менеджера подтвердить встречу. Далее подготовиться и провести встречу. Написать отчет по установленной форме и перевести сделку в статус Встреча проведена из БП1


2. Встреча проведена (ИЗ БП1)
После проведения встречи мы должны подготовить и отправить клиенту коммерческое предложение

Цель статуса: Отправить КП
3. КП готово и отправлено
После отправки КП клиенту начинается сложный процесс подтверждения и согласования деталей, макетов, нюансов КП. В зависимости от сложности продукта и среднего чека может уйти разное количество усилий. В процессе статуса могут быть другие встречи, звонки, и различные коммуникации с клиентом. Вместе со счетом клиенту отправляем договор

Цель: Согласовать КП и выставить счет
4. Счет выставлен
После выставления счета переводим сделку в счет выставлен. В зависимости от способа выставления счета переход можно делать автоматическим или в ручном режиме.


Цель статуса: Получить частичную или полную предоплату от клиента (как в договоре)


5. КП готово и отправлено (из БП.2)
(Автостатус)
В данный статус попадает сделка автоматически на основании настроенной обратной связи из процесса БП2. Продажа

6. Закрыто (из БП2)
В данный статус попадает сделка автоматически на основании настроенной обратной связи из процесса БП2. Продажа

Данный статус - это финальный результат. Будет полезно если на этом этапе менеджер получит бонус. Это стимулирует его не только к большому количеству "пустых" встреч, а еще он будет знать результат своего труда в итоге
7. Оплата получена
Данный статус является целевым статусом продажи. По сути продажа состоялась, далее нужно только проконтролировать качественное оказание услуг, чтобы клиент стал постоянным.

На данном этапе автоматически заполняется дата сделки. Менеджеру по факту получения предоплаты можно дать бонус

Цель статуса: сформировать заказ наряд на производство
8. Заказ наряд в ПРОИЗВОДСТВЕ
Перевод сделки в данный статус автоматически создаст новый заказ наряд в бизнес-процессе БП3. ПРОИЗВОДСТВО. Как только производство будет завершено сделка автоматически перейдет в статус Заказ готов
9. Заказ готов
Как только ответственный за производство примет работу у исполнителей данный сделка автоматом перейдет в этот статус. Это значит что можно согласовывать с клиентом доставку его заказа

Цель: отгрузить заказ клиенту
10. Отгружено клиенту
После отгрузки клиенту нам необходимо взять у клиента обратную связь, уточнить качество выполнения работ и степень удовлетворения клиента нашей работой

Цель: 1. Получить обратную связь.
За контроль и разбор обратной связи должен отвечать менеджер по качеству. Негативные моменты должны системно ликвидироваться, а позитивные необходимо систематизировать и формировать кейсы для маркетинга;
2. Получить 100% оплату (если ее ранее не было) и все закрывающие документы по сделке;
3. Запланировать повторную продажу указав дату повторной продажи

11. Закрыто
Финальный целевой статус сделки.
- все деньги получены
- все документы готовы

Можно выплачивать бонусы за сделку (обычно это процент от оборота или прибыли)
12. Отказ
В отказ сделка может перейти с разных статусов. При переводе в отказ обязательно указать причину отказа, а также возможность повторной продажи (дата повторной продажи)
0. Очередь на повторную продажу
В этот статус сделки попадают автоматически. У данных сделок указана ожидаемая дата повторной продажи.

Цель: конвертировать сделку из очереди на продажу в реальную продажу, пройдя все этапы бизнес-процесса
БП3 ПРОИЗВОДСТВО
Основная задача процесса - автоматизация процесса продажи, планирование повторной продажи
Цель процесса - своевременно и качественно произвести рекламную услугу
Результат - заказ готов, информация о готовности отправлена в БП2. ПРОДАЖА
БП3. ПРОИЗВОДСТВО
Производственный бизнес-процесс
- Этапы производства
- Календарь производства
- Контроль производства
- Загрузка производства
Цели процесса:
1. Производство качественной продукции
2. Контроль всех этапов производственного процесса

БП3. ПРОИЗВОДСТВО
Настройки схемы сделок в Мегаплане



Все статусы, видимость полей, роли в Мегаплане по умолчанию преднастроены. В процессе работы вы можете вносить любые изменения в, добавлять новые поля, статусы, автоматические сценарии
Как работает БП3. ПРОИЗВОДСТВО
1. Новый заказ наряд
(сделка создается автоматически)
Первый статус процесса - заказ наряд. В данном статусе сделка автоматически создается как только менеджер переведет сделку в БП2 в статус
"8. Заказ наряд в ПРОИЗВОДСТВЕ".
Руководитель производственного отдела заполняет необходимые поля, знакомится с заказ нарядом, оценивает загрузку и подтверждает плановую дату отгрузки, которую указал менеджер в БП2. Данная дата является неким дедлайном данного процесса и при необходимости попадает на производственный календарь

Цель статуса: подтвердить дату отгрузки
2. Дата отгрузки подтверждена
Можно приступать к подготовке к печати и перевести сделку на этап "Допечатная подготовка"

Цель статуса: Запустить в работу
3. Допечатная подготовка
Перед запуском заказа происходит подготовка исходных данных, при необходимости уточняются детали у менеджера, который коммуницирует с клиентом

Цель статуса: Провести допечатную подготовку и отдать заказ на печать
4. Печать
В данном статусе происходить непосредственно печать рекламной продукции
5. Послепечатная подготовка
На данном этапе происходит проверка качества печати и послепечатная подготовка рекламной продукции и подготовка заказа к отгрузке клиенту. Если есть склад хранения готовой продукции заказ поступает на склад

Цель статуса: проверить качество работы, подготовить заказ к отгрузке
6. Готово
Работа выполнена качественно и заказ готов к отгрузке

Желательно привязать к данному статусу обратную связь от клиента, и мотивировать производство если клиент доволен выполненной работой, и штрафовать если не доволен

При переводе сделки в данный статус в родительскую сделку в БП2. ПРОДАЖА уйдет обратная связь и сделка будет передвинута автоматически в статус заказ готов.
7. На доработке
Если руководитель производства не принял работу или клиент вернул заказ, то сделка переводится в этот статус

Цель: устранить причину доработок, перевести сделку в статус готово
Используйте данную методичку, научитесь формировать собственные процессы, и бизнес станет понятнее и эффективнее
Правильно выстроенные бизнес-процессы - залог успешного бизнеса!