Новости Мегаплана
январь 2020 г.

В прошлом обновлении Мегаплана говорилось о планах включения в январе нового импорта для текущих клиентов. Было сделалано несколько важных доработок и уже можно его представить.

Как работать с новым импортом — было описано в декабре, ещё посмотреть инструкции можно в статье, информация там мы также обновлена.

Напомним, что теперь в процессе импорта базы вы можете добавлять новые поля в карточку клиента, не заходя в настройки справочников, как это делается, можно посмотреть в видеоролике ниже

А сейчас — расскажем про доработки, которые были сделаны в январе.

Поработали над дублированием клиентов. Теперь, при импорте Мегаплан подсветит вам дублёров — контрагентов, уже присутствующих в базе. Повторно импортироваться они не будут.

Мегаплан также найдёт ошибки при импорте:

• если у клиента нет названия,
• введён неверный тип данных (например, в ячейке с типом число введён текст).

Помимо этого, добавили новое уведомление о дубликатах для сотрудников. При создании нового клиента система предупреждает сотрудника, что в базе есть похожие, но если пользователь всё равно добавляет контакт, ответственному сотруднику придёт уведомление.

В персональных настройках — появился новый флажок "Новый дублёр вашего клиента".
Уведомления можно получать в информер, по смс, электронной почте или в мобильном приложении.

Как Мегаплан ловит дубли в вашей базе — можно почитать в этой статье.

Ещё не так давно, новый импорт в Мегаплане не умел загружать клиентов с реквизитами.
Теперь — можно импортировать контакты с реквизитами. Процесс импорта происходит через сопоставление полей таблицы базы с полями контактов в Мегаплане.

Для сопоставления, доступны следующие поля:

• название плательщика,
• ИНН плательщика,
• КПП плательщика,
• ОГРН плательщика,
• Р/С плательщика,
• банк плательщика,
• К/С плательщика,
• БИК плательщика,
• ЕГРПОУ плательщика,
• адрес плательщика (адрес),
• юр. адрес плательщика (адрес плательщика).

После импорта контактов с реквизитами — в Мегаплан загружаются новые клиенты. Реквизиты будут загружены в карточки контактов, в блок "Плательщики".

Для загрузки клиентов с реквизитами — нужно подготовить базу.

Чтобы импортировать клиентов с реквизитами, нужно создать Excel-файл со своей базой клиентов, где каждая строка представляет собой клиента в вашем каталоге.
А столбцы — содержат ряд свойств, релевантных для каждого клиента.

Таким образом, столбцы с ОГРН, корреспондентским и расчётным счётом клиентов надо подготовить для сопоставления.
Подготовка — заключается в изменении формата ячейки:
нужно поменять формат "Число" на формат "Текст".

В MS Office Excel

Откройте файл MS Office Excel. Перед копированием данных клиентов — поменяйте формат ячеек в тех столбцах, куда вы вставите значения ОГРН, к/с и р/с. А затем, копируйте данные.

Мегаплан переключит вас на новый список. Пока здесь отсутствуют некоторые доступные ранее функции, но они будут добавлены в следующих обновлениях. Если вам критически не хватает возможностей, вы можете воспользоваться прежним дизайном.

В левой части страницы расположены фильтры. Пока все фильтры в модуле системные, позже появится возможность создавать свои фильтры.

• Все сотрудники — под этот фильтр попадают все сотрудники, кроме уволенных.
• Нераспределённые — работающие и уволенные сотрудники без отдела.
• Работают — под этот фильтр попадают все сотрудники, кроме уволенных.
• Не работают — уволенные, но не удалённые сотрудники.
• Фильтры по отделам — формируются в зависимости от отделов компании.
• В штате — сотрудники, работающие в штате компании.
• Внештатник — внештатные сотрудники.

Панель с фильтрами можно скрывать.

Проверьте корректность вставленных значений:
формат ячеек ОГРН, к/с и р/с должен быть текстовым, числа не должны быть округлены.
Возле этих ячеек — будет отображаться восклицательный знак с примечанием "Число сохранено как текст". Сохраните Excel-книгу в формате .xls — база готова к импорту в Мегаплан.

В Google docs

В Google docs — данные вставляются корректно.

Достаточно сохранить таблицу в формате .xlsx — база готова к импорту в Мегаплан.

Загрузите базу в Мегаплан, следуя инструкции в начале этой статьи.
На этапе настройки (шаг 2) — Мегаплан автоматически распознает таблицу, каждая строка которой относится к отдельному клиенту, а каждый столбец содержит его данные.
Укажите флажками, каким свойствам клиентов соответствуют столбцы таблицы.
Для удобной работы — окно можно раскрыть на весь экран.

Нажмите в заголовке столбца "Не выбрано" и выберите нужные значения из списка.
Для удобства, вы можете воспользоваться поиском полей по названию.
Список разделён на основные поля — для компаний и "Контактные лица".
Назначьте все заголовки таблицы, снимите флажки со строк, которые не нужно импортировать и нажмите "Продолжить".

Пройдите остальные этапы загрузки базы.
Давайте посмотрим результат:
в карточках клиентов, в блоке "Плательщики" будут отображаться реквизиты.

Импорт клиентов в Мегаплан с реквизитами завершён.

В рамках работы над новым импортом — немного изменили дизайн формы добавления клиента.
В целом, всё осталось на своих местах.

Немного позже, будут добавлены и другие варианты импорта клиентов в Мегаплан.

Тип клиента — теперь меняется в заголовке карточки.
Набор типов в каждой компании может быть своим и зависит от выбора человек/компания.
Он задаётся в настройках: "Настройка" -> "Справочники" -> "Типы клиентов".

О том, как настроить типы клиентов: Настройка типов клиентов в Мегаплане.
А почитать, как добавлять клиентов можно здесь.

Но это не всё, есть один приятный сюрприз:
теперь вы можете добавлять новые поля прямо из формы создания клиента.
Всё можно сделать здесь и сейчас, не открывая настройки расширенных полей в "справочниках".

Подробное описание этого функционала можно посмотреть в обновлениях декабря.

Карточка добавления новой задачи тоже немного изменилась.
Выбор задачи, задачи-согласования и проекта — теперь находится в левой панели.

Немного позже, сюда будут добавлены и шаблоны.

Многие знают, что при закрытии формы Мегаплан запоминает информацию.
Например, вы ставите задачу, вас отвлекли, вы закрыли форму создания, при нажатии на кнопку "Поставить задачу", введённые данные останутся на месте. Это удобно, но не очевидно.
В связи с этим, внесли следующие изменения во все формы добавления
(задач, клиентов, сделок, сотрудников):

• форма закрывается нажатием на иконку крестика
  (раньше можно было закрыть, кликнув в любое пустое место),
• после закрытия появляется сообщение о возможности восстановить только что закрытую форму.

Немного позже, сюда будут добавлены и шаблоны.

Мегаплан становится умнее и теперь он умеет искать верного сотрудника при неверной раскладке. Когда пользователь в виджете выбора сотрудника или упоминания (@ и !) вводит текст на английской раскладке, то система дополнительно ищет сотрудника ещё и в соответствующей русской раскладке — на случай, если пользователь ошибся языком.

Функция работает в виджетах выбора сотрудников (новый и старый дизайн), в глобальном поиске и при упоминаниях в комментариях.

Продолжается работа над редизайном модуля "Сотрудники".
В этом месяце — добавили сортировку списка, виджет настройки столбцов и экспорт списка.

В списке появилось отображение статуса сотрудников — онлайн или нет.
А также, добавили возможность вывести дополнительные столбцы:

• город,
• адрес (улица и дом),
• метро.

В последнее время, очень плотно работали над дружелюбностью Мегаплана для новых клиентов.
В итоге появился центр обучения, мастер настройки бизнес-процессов и новый модуль "Расширения", но обо всём по порядку.

После регистрации Мегаплана — пользователь попадает на страницы с подсказками, где он пройдёт небольшой опрос о том, как будет использовать программу, сколько человек работает в компании и какие инструменты уже используются в работе.
Это позволит настроить Мегаплан под ваши потребности и скрыть всё лишнее.

Центр обучения для новых клиентов

Чтобы новые пользователи могли быстрее освоиться в системе, запустили центр обучения. Он становится доступен после регистрации Мегаплана, для сотрудников, входящих в группу Директора.

Обучение длится не более семи минут, зато после прохождения квеста вы не только получите промокод со скидкой 5%, но и научитесь добавлять сотрудников и клиентов, ставить задачи и настраивать меню.

Расширения

Новые пользователи теряются от большого количества модулей — непонятно с чего начинать и куда нажимать. Частично, эту проблему решил центр обучения.
Но, для исключения информационного шума — спрятали все неосновные модули под "Расширения". Сюда можно зайти и подключить нужные, чтобы расширить функционал системы.

Дополнительно, в "Расширениях" будут ссылки на аудит, настройку Мегаплана и запрос консультации.

Преднастроенные бизнес-процессы

Самый важный вопрос, но и самый сложный, это настройка Мегаплана под бизнес-процессы компании. Постарались сделать так, чтобы вы не тратили много времени на первичные установки, а просто выбрали нужный пункт и всё настроилось само. Поэтому, в процессах появилась шестерёнка, которая вызывает экран с преднастроенными схемами работ.

Иконка ! показывает, какие статусы есть в процессе.
Нажмите на схему и Мегаплан установит бизнес-процесс.

Всё, можно работать!

Вы можете установить и другие процессы, вернувшись в виджет выбора схем.

Иконку шестерёнки видят только директора и руководители отдела продаж — сотрудники, которые имеют право настраивать схемы.

Если ни одна из предложенных схем не подходит под специфику вашей компании, вы можете заказать настройку или создать свою.