Новости Мегаплана
март 2019 г.

В настройках сделок Мегаплана появился новый системный сценарий "По расписанию",
он позволяет запускать какие-либо действия в нужное время:

• Каждый день (можно выбрать только будние дни);
• Каждую неделю;
• Каждый месяц;
• Каждый год.

У этого сценария может быть масса применений, всё зависит от вашей фантазии.
А мы разберём один из самых частых примеров:
Компания занимается сдачей оборудования в прокат. При задержке более суток, за каждый день просрочки клиенту должен начисляться штраф. Клиент будет получать смс-оповещение о просрочке.
Для настройки такого сценария вам понадобятся права директора Мегаплана или директора продаж.

Шаг 1

Первым делом, нам нужно добавить в схему дополнительные поля, в которых будет фиксироваться срок сдачи оборудования, дата начала начислений штрафа и сумма штрафа.
Откройте настройки схемы и добавьте дополнительные свойства.

В поле "Срок сдачи" — менеджер будет самостоятельно устанавливать дату сдачи оборудования.
"Дата начала начисления штрафа" — будет устанавливаться по сценарию, который будет брать срок сдачи и прибавлять один день, ведь штрафовать мы начинаем через сутки после просрочки.
Поле "Сумма штрафа за просрочку" — заполнится сценарием автоматически, тип этого поля "Деньги".

Шаг 2

Теперь создадим сценарий по расписанию.
Это системный сценарий, то есть он может быть запущен только другим сценарием:
автоматическим или кнопкой.
Внизу страницы настроек схемы добавьте новый сценарий.

Сохраните сценарий.

Шаг 3

Чтобы начисление штрафа началось на следующий день после срока сдачи оборудования, нам нужно создать сценарий, который будет устанавливать эту дату.
Для этого, в первом шаге мы создали специальное поле "Дата начала начисления штрафа".
Этот сценарий может срабатывать, учитывая различные условия, но мы возьмём самый простой вариант — как только сотрудник выставляет срок сдачи оборудования система берёт эту дату, прибавляет один день и записывает в поле "Дата начала начислений штрафа".
У сценария получатся следующие настройки:

• Название: Установка даты начисления штрафа.
• Тип: Авто.
• Правило: Используем правило контекста изменено поле "Срок сдачи", задан.
• Действие: Изменить поле "Дата начала начисления штрафа" и заполнить выражением
  "{Сделка.Срок сдачи} + {1 день}", то есть система возьмёт дату срока сдачи оборудования
  (которую проставляет менеджер) и прибавит ещё один день.
  Для выбора выражения воспользуйтесь списком переменных.

Сохраните сценарий.

Шаг 4

Как мы говорили ранее, сценарий по расписанию у нас системный. И, чтобы он сработал, его должен запустить другой сценарий. Сейчас мы с вами создадим автоматический сценарий, который сработает в день даты начала начисления штрафа и запустит наш сценарий по расписанию.
Он будет учитывать следующие правила, которые должны будут выполняться одновременно:

• В поле "Дата начала начисления штрафа" должна стоять текущая дата (то есть сегодня).
• Сделка должна находится на статусе "Оборудование у клиента".

Создаём сценарий:

• Название: Штраф за просрочку.
• Тип: Авто.
• Правило: Правила будет два, оба условия должны будут быть выполнены одновременно, для этого мы используем связку "И":
  • Правило поля: Поле "Дата начала начисления штрафа" равно текущая дата.
  • Правило статуса: Если статус "Оборудование у клиента".
• Действие: Включить расписание, триггер "Начисление штрафа" — это тот самый системный сценарий, который мы создавали на втором шаге.

Сохраняем сценарий. Но, чтобы выполнилась проверка заданных условий и этот сценарий сработал, нужно создать ещё сценарий с расписанием, которое будет его запускать.
Создаём сценарий:

• Название: Проверка даты начисления штрафа.
• Тип: По расписанию.
• Расписание: Мы выставили "повторять каждый день, начиная с завтра с 8:40"
  (то есть расписание начнёт работать завтра, при условии запуска сценария),
  остановить при переходе в статус "Закрыт".
  Вы можете выставить свои значения периодичности.
• Действие: Другой триггер "Штраф за просрочку" — наш созданный выше сценарий, который сработает в день даты начала начисления штрафа.

И, добавим в ранее созданный сценарий "Установка даты начисления штрафа" включение расписания "Проверка даты начисления штрафа". Открываем его для редактирования и добавляем:

• Действие: Включить расписание, триггер "Проверка даты начисления штрафа".

Сохраните сценарий. Настройка завершена. Теперь давайте посмотрим, как это всё работает.

Менеджер оформляет заявку на прокат прицепа для катера и устанавливает срок сдачи 10 апреля. Мегаплан автоматически выставляет дату начала начисления штрафа на 11 апреля.
Менеджер оформляет договор, клиент получает прицеп и сделка переводится в статус "Оборудование у клиента". Клиент сдаёт прицеп только 17 апреля и каждый день, начиная с 11 апреля — он получает СМС уведомления о начислении штрафа.
Когда он возвращает оборудование менеджер выставляет ему ещё один счёт на 300 рублей.

Мы рассмотрели один из самых распространённых кейсов, но, конечно, вариантов использования сценария "По расписанию" может быть множество, всё зависит от специфики работы компании.
Для реализации более сложных сценариев, можно использовать действие "Отключить расписание".

В Мегаплане теперь можно устанавливать права на запуск сценариев кнопкой. Это позволяет ограничить одних пользователей и добавить возможности другим для выполнения сложных операций в процессе работы со сделкой. За некоторыми сценариями, может скрываться цепочка действий: изменение статуса, отправка документов, отправка уведомлений, изменение полей и прочее.

Например, неосведомлённый пользователь может легко перепутать сценарии:
"Создание финансовой операции" и "Создание финансовой операции с закрытием сделки".
Первый сценарий просто создаёт финансовую операцию, а второй закрывает сделку, отправляет клиенту уведомление и связанные с этим событием документы.

Изменять настройки сценариев могут директора Мегаплана или директора продаж. Вы можете отредактировать существующие сценарии, а также воспользоваться функцией при создании новых.

Выдача прав на запуск сценария осуществляется через правило контекста. Здесь появился новый тип "Текущий пользователь". Пользователи, указанные в этом поле, будут видеть кнопку запуска сценария. Выбирать сотрудников можно используя переменные (роли схемы).
Если сотрудник не добавлен, то кнопка сценария в сделках у него будет отсутствовать.

Если в правилах контекста не выбраны пользователи, то есть настройка не использовалась, запускать сценарий смогут все участники сделки.

Немного изменились настройки сценария "Отправить личное сообщение".
Теперь, этого действия нет в списке, его перенесли в действие "Отправить уведомление".
Здесь появился транспорт "Личное сообщение". Суть работы сценария не поменялась — будет отправляться личное сообщение сотруднику. Получателем может выступать как один пользователь, так и группа. А ещё — убрали поле "Тема", но добавили возможность использовать переменные в сообщении и прикладывать документы.

Для настройки такого сценария вам понадобятся права директора Мегаплана или директора продаж.

В настройках действия "Создать дело", появилась возможность в качестве участников и ответственного добавлять пользователей из динамических ролей.
При назначении в виджете выбора откройте вкладку "Переменные" и выберите нужную роль.

Здесь — сразу несколько полезных изменений.
Во-первых, теперь пользователи Мегаплана смогут запускать сценарии прямо из списка сделок, используя массовое редактирование. Конечно, система будет учитывать права доступа к запуску сценария и статус, на котором находится сделка.
Например, если в статусе "Отгрузка" не предусмотренно выставление счёта, в массовом редактировании этот сценарий будет также недоступен для сделок на этом статусе.
Чтобы запустить сценарий, откройте список сделок, выберите несколько сделок и нажмите на кнопку дополнительных действий.
Нажмите "Выполнить сценарий" — выберите из списка нужное действие и нажмите "Выполнить".

Во-вторых, появилась возможность массово менять статус сделок.
Опять-таки — будут учитываться права пользователей и настройки схемы.
Если есть правила, запрещающие переход без выполнения каких-либо условий, то изменение статуса может быть недоступно. Чтобы перевести сделки в другой статус, откройте список сделок, выберите несколько сделок и нажмите на иконку карандаша. Нажмите "Статус" — в списке выберите статус, на который нужно перевести сделки и нажмите кнопку "Сохранить".

В блоке "Заказ" карточки сделки теперь можно выводить дополнительные поля:

• НДС — показывает налог на товар/услугу. Сам налог устанавливается пользователем при заведении новой позиции или импорте каталога товаров и услуг в справочниках Мегаплана.
• Сумма НДС — рассчитывается для каждой позиции отдельно по формуле:
  (Цена -(Цена - НДС%))х Количество товара/услуг.
• Сумма без НДС — рассчитывается для каждой позиции отдельно по формуле:
  (Цена - НДС%)х Количество товара/услуг.

Над полем "К оплате" появились дополнительные поля:

• Итого сумма без НДС — рассчитывается суммированием значений суммы без НДС со всех позиций в блоке "Заказ".
• Итого сумма НДС — рассчитывается суммированием значений суммы НДС со всех позиций в блоке "Заказ".

Цена — это цена товара, включая НДС.
Чтобы вывести эти поля в заказ — кликните по заголовку таблицы правой кнопкой мыши и отметьте их флажками.

Но это, ещё не всё: теперь НДС, Сумма без НДС и Сумма НДС доступны в переменных шаблона сделок. Теперь вы можете прописывать более детальную информацию в шаблонах документов.

Встречайте новый функционал — напоминания.

Часто бывает так, что мы заходим в задачу и понимаем — к ней нужно будет вернуться позже. Уведомления по задачам попадают под колокольчик и если вы ставите на него галочку, то оно считается просмотренным и закрывается. Поэтому чтобы не потерять задачу, нужно в неё зайти и создать событие, а это долго либо добавить в избранное, но тогда про неё можно забыть.

Теперь этот вопрос решается при помощи напоминаний. Это быстрый способ вернуться к задаче, клиенту или сделке через какое-то время.

Чтобы добавить напоминание — откройте задачу, карточку клиента или сделки.

Сроки напоминаний:

• Через 5 минут
• Через час
• Завтра с утра
• Через неделю

Напоминание придёт в назначенное время под колокольчик. Каждый сотрудник видит только свои напоминания и уведомление получает только тот, кто его создаёт.
При переходе из информера в задачу (в карточку клиента или сделки), уведомление считается прочитанным и закрывается, а в задаче появляется возможность добавить новое напоминание.

Для удаления напоминания кликните по нему и нажмите "Удалить напоминание".

Кстати, напоминания можно скрывать из основного блока карточек.
Правой кнопкой мыши кликните на шапку блока и снимите флажок.

Теперь вы не забудете вовремя выполнить или проконтролировать важные задачи,
в нужный момент Мегаплан вам напомнит про них.

Если в своей работе вы используете много фильтров, то кнопка создания всегда оказывалась в самом низу. Для удобной работы — перенесли кнопки создания фильтра и группы наверх.
Теперь они находятся над всеми системными фильтрами.
Панель фильтров, как и прежде, можно скрывать.

Теперь карточку создания задачи и проекта можно настроить. Для этого, больше не придётся заходить в настройки Мегаплана — кнопка находится прямо в форме создания задачи.

В выведенном списке, отображаются все поля:

• Системные — поля, установленные в Мегаплане по умолчанию, а именно:
  • Название
  • Суть
  • Ответственный (Менеджер)
  • Соисполнители
  • Аудиторы
  • Дедлайн
  • Надзадача
• Пользовательские — поля, настроенные пользователем в настройках справочника Мегаплана с флажком "Показывать при добавлении".

Системные поля "Название" и "Ответственный" отключать нельзя.
Заблокированы и обязательные поля для заполнения, которые были настроены Админом или Директором вашего Мегаплана.
Остальные поля пользователь, по желанию, может включать или отключать. Все поля, кроме названия, можно менять в списке местами, настраивая вид карточки так, как будет удобно вам.

Настройка полей в форме создания задач доступна всем пользователям.

В главном меню модулей Мегаплана — снова небольшие изменения.
Теперь вы можете самостоятельно выбрать, как будут отображаться иконки модулей:
компактно или развёрнуто. Для этого — кликните на цветную полоску.

В остальном — настройки остались те же:

• При наведении курсора рядом с аватаркой появляется иконка редактирования, где вы можете:
  • Включать и отключать отображаемые модули;
  • Менять порядок иконок;
  • Назначать модуль, который будет показываться при открытии Мегаплана.

Упоминание сотрудников

В мобильном приложении — теперь есть упоминание сотрудников.
Работает также, как и в вебе: в задачах, клиентах, чатах и сделках.
Для упоминания, в строке комментария введите символ
@ или !
и выберите из списка нужного сотрудника.

Новый экран для входа

Некоторым пользователям, было немного сложно понять, какие данные и в какие поля вводить, поэтому в Мегаплане немного переработали логику и сделали пошаговую регистрацию и авторизацию в приложении. Для удобства, добавили возможность логина по QR-коду, его вы можете посмотреть под своей аватаркой в веб-версии Мегаплана.

А ещё, приложение теперь запоминает авторизации и теперь переключение между аккаунтами происходит моментально!

Скачать приложение можно в AppStore и GooglePlay.