Обзор обновлений Мегаплана
январь-май 2018 г.

Представляем большой обзор нововведений, появившихся в CRM Мегаплан с начала этого года. Полностью завершен редизайн модуля сделок, появилось много новых возможностей для персональной настройки интерфейса, добавлено множество полезных мелочей, значительно упрощающих работу с клиентами, документами и счетами.

Напомним, что теперь свежие функции становятся доступны в Мегаплане по мере готовности.
Больше не нужно, как раньше, ждать конца месяца, чтобы начать использовать их в работе.
О новых возможностях пользователи узнают из промо-блоков и с помощью системных оповещений.

Пользователи могут настраивать список сделок, располагая и сортируя данные в удобном порядке. Например, выводить на экран пользовательские поля, менять колонки списка местами и регулировать их ширину.
Прямо в списке можно редактировать несколько элементов:
изменять данные, планировать дела, добавлять метки и помещать их в фильтры.
Также усовершенствованы алгоритмы поиска: сделки находятся по части названия, менеджеру, аудитору, меткам или ключевым фразам.
Для более удобной и наглядной работы со сделками можно перейти в канбан.

Как работать со списком сделок:

Форму создания сделки и саму карточку легко настроить под бизнес-процессы компании.
В форму можно добавить любые поля для заполнения, а в с самой карточке — установить собственный порядок расположения и видимость блоков.
Например, самую необходимую информацию поместить сверху.
Новых участников теперь можно добавлять "на лету" сочетанием клавиш Сtrl+Enter,
а редактировать данные — онлайн без перезагрузки страниц.

Как создавать сделки и работать с карточкой

В основном блоке карточки сделки можно показывать или скрывать данные:
от фамилии менеджера и даты создания до ближайшей коммуникации и суммы. Их также можно перетаскивать мышкой, меняя порядок отображения. При этом, незаполненные поля показываться не будут. Исключение сделано только для ближайшей коммуникации, которую можно тут же назначить.

Как настроить основной блок карточки сделки:

Пользовательские настройки основного блока карточки сделки
Появилась возможность настраивать основной блок карточки сделки.
Теперь в шапку вы можете вывести нужные вам данные:

• Создатель
• Дата создания
• Менеджер
• Клиент
• Контактное лицо
• Плательщик
• Ближайшая коммуникация
• Сумма
• Статус

В Мегаплане появилась возможность как угодно располагать реквизиты, подписи и печати на бланке. Достаточно загрузить свой шаблон счёта в Мегаплан и добавить переменные значения.
После этого, счёт будет формироваться автоматически и соответствовать форме, к которой привыкли ваши клиенты.

Как создавать свои шаблоны счетов

В договоре нужно обязательно заполнять данные плательщика. Когда договор оформляется по шаблону с переменными значениями, данные подтягиваются из карточки клиента автоматически. Если плательщиков несколько, можно воспользоваться выбором. Выбирать также можно из контактных лиц, телефонных номеров, адресов электронной почты. Создавать документы по новой схеме можно из карточки клиента, задачи, проекта, а чуть позже набор значений появится и в карточке сделки.

Как выбрать плательщика при генерации документов по шаблону:

В Мегаплане можно создавать шаблоны любых документов.
С помощью новой переменной Текущая дата и время в шаблонах устанавливается сегодняшнее число, месяц, год и время. Её можно использовать во всех модулях.
Ещё одна новая переменная Сумма без НДС теперь доступна для счетов. Она нужна компаниям, которые ведут с покупателями безналоговые расчёты.

В карточку проекта вернулись дела, сделки и финансы. Туда можно снова добавлять события, финансовые операции и данные продаж.Как и любую карточку в Мегаплане, карточку проекта вы тоже можете настроить под себя. Меняйте расположение блоков, убирайте их с экрана, добавляйте расширенные поля, закрепляйте данные — настраивайте все так, как удобно вам.
Для статусов предусмотрены отдельная колонка в списке и цветовая индикация.

Как работать с обновлённой карточкой проекта:

Раз в день Мегаплан проверяет список задач, где пользователь является постановщиком.
Если в нём находятся задачи, в которых не было активности в течение 40 дней, о трёх из них приходят уведомления в информер.
Такие задачи можно сразу завершить, а еще скрыть, и тогда счётчик дней обнулится.

Как работают уведомления об устаревших задачах:

В уведомлении — доступны два действия:

• Завершить — задача будет переведена в статус "Завершена".
• Скрыть — обнуляет счётчик устаревшей задачи.

Сотрудник может перейти в задачу, кликнув по её названию.

Если пользователь не предпринимает никаких действий, задача останется в информере до следующего дня. Уведомления по таким задачам удаляются автоматически, но счётчик не сбрасывается, а в информере появятся следующие три случайно выбранные задачи, по которым не было активности 40 дней.

Изменения, на которые реагирует счётчик

Счётчик обнуляется, если:

• Изменено любое системное поле задачи
• Изменено любое расширенное поле задачи
• В задаче отредактировали Название или Суть
• В задачу был добавлен комментарий
• Была создана любая сущность, связанная с задачей: подзадача, сделка, финансовая операция или дело
• В задачу была добавлена или изменена веха
• В задаче изменили дело или прокомментировали событие
• Изменение в любой задаче, на любом уровне ниже текущей (то есть в подзадачах) — если происходит изменение в задаче, система обнуляет счётчик и проверяет, есть ли у задачи надзадача. Если есть, система обнуляет счётчик этой задачи проверяет, есть ли надзадача... И так далее, до самой верхней задачи.

Если происходит любое из вышеперечисленных изменений в то время, когда в информере есть уведомление по задаче, система скрывает его автоматически.

Счётчик не срабатывает на задачи, которые находятся в статусах:

• Завершена
• Снята
• Провалена

В фильтр модуля задач — добавлено новое условие. С его помощью, можно выводить список задач только определённого проекта или конкретной надзадачи.
Эта возможность доступна во всех видах списка задач, в том числе на диаграмме Ганта. Список полученных результатов зависит от прав доступа пользователя.

Как фильтровать список по надзадачам и проектам

Напротив каждого фильтра — обычно показано количество элементов в нем.
Теперь счетчики отключены в тех фильтрах, которыми не пользуются более 9 дней. Это сделано, чтобы снизить нагрузку на Мегаплан и ускорить его работу. Для включения счётчика достаточно перейти в нужный фильтр.

Как работает подсчет сущностей в фильтрах:

При настройке схемы сделки в Мегаплане, статусы можно объединять в группы.
Теперь, эти группы можно разворачивать и сворачивать на левой панели списка сделок.
Кроме того, задачи и сделки теперь можно фильтровать по дате изменения статуса. Это же условие можно добавлять в списки, в виде отдельного столбца.

Как работать с группами статусов:

Любой бизнес-процесс — это цепочка взаимосвязанных задач и действий.
Чтобы не нарушить её целостность, в Мегаплане теперь действуют правила для зависимых задач. При смене сроков, добавлении или изменении ведущей задачи — Мегаплан предупредит о возможном смещении дат в зависимых задачах.

Как выбирать статусы для последующих задач

В Мегаплане изменился принцип установки старта задачи. Раньше, эта дата проставлялась автоматически по дню, когда задача была создана. Она не менялась, даже если исполнитель принимал её намного позже.
Теперь стартом задачи считается день, когда исполнитель приступил к её выполнению.
Если в задаче запланирован финиш, он будет перенесён с учетом плановой длительности.

Как изменилась логика работы со стартом задачи:

Задача может стартовать и автоматически (например, была настроена цепочка последовательных задач), в таком случае Мегаплан изменяет дату старта задачи на текущий день/время + 1 день. То есть, задача стартует на следующий день в то же время.

Логика работы даты старта задачи:
При изменении срока старта Мегаплан также проверит, был ли указан финиш:

• Если финиш указан, система переносит дату финиша согласно установленной длительности задачи при старте.

Например:
Старт задачи: 10.02
Длительность: 10 дней
Финиш задачи: 20.02
Пользователь изменяет дату старта на 15.02, Мегаплан пересчитывает:
Старт задачи: 15.02
Длительность: 10 дней
Финиш задачи: 25.02

• Если финиш не указан, система не вносит никаких изменений.

Мегаплан никогда автоматически не изменяет срок дедлайна и даты вех задач.
Например:
Старт задачи: 10.02
Длительность: 5 дней
Финиш задачи: 15.02
Дедлайн задачи: 18.02Пользователь изменяет дату старта на 15.02, Мегаплан пересчитывает:
Старт задачи: 15.02
Длительность: 5 дней
Финиш задачи: 20.02
Дедлайн задачи: 18.02

Когда пользователь изменяет сроки старта задач на диаграмме Ганта, логика работы соблюдается: если переносится старт задачи (и она связана с другими), сроки ведомых задач также смещаются.

Мегаплан всегда отслеживал планируемый и фактический финиш в задачах. Теперь он делает это также и в проектах. Реальная дата завершения проекта будет указана под статусом, при этом плановая дата финиша в блоке с планированием в карточке не изменится.
Даты фактического и запланированного финиша можно выводить в списке задач и в отчетах.

Как изменилась установка планового и фактического финиша:

Пользователи Мегаплана теперь могут связывать шаблоны задач.
Это удобно, когда вы выполняете однотипные проекты со множеством задач и часто используете одни и те же бизнес-процессы.
Заранее создайте шаблоны связанных задач, объедините их в проект или надзадачу и запускайте работу по кнопке.

Как связать шаблоны задач:

Шаблоны в модуле задач можно просматривать иерархией.
Благодаря этому, видны все вложенные задачи, даже если они не соответствуют условиям фильтра. На самом верхнем уровне — будут проекты и задачи, у которых нет задач и проектов уровнем выше.

Как работает иерархия в шаблонах:

При древовидном отображении (иерархией) — на самом верхнем уровне будут отображаться проекты и задачи, у которых нет надзадач и надпроектов. Вложенные задачи и проекты — будут показаны на следующих уровнях дерева. Особенность этого варианта отображения – показываются все надзадачи, даже если они не удовлетворяют условиям фильтрации.

Теперь, вы можете устанавливать разные темы для Мегаплана.
Сейчас во вкладке с расширениями доступны три виджета с разными темами. Пользователь с правами директора или администратора может установить фон сразу для всех сотрудников.

Как установить новую тему:

Основные доработки обновленной диаграммы Ганта коснулись планирования сроков и отправки уведомлений. Кроме того, были добавлены подсказки ко всем ее элементам, чтобы облегчить работу с функционалом.

Подзадачи в карточках клиента, сделки и задачи теперь тоже можно просматривать и планировать на диаграмме. Меняйте временной диапазон, связывайте подзадачи и сдвигайте сроки на календаре, не выходя из карточки!

Как посмотреть подзадачи на диаграмме Ганта

Видео о том, как планировать задачи на диаграмме Ганта

При переходе в карточку задачи или клиента — Мегаплан автоматически прокручивает страницу к непрочитанным комментариям. Если их нет, пользователь переходит к форме отправки нового комментария. Пользователи получили возможность отключить автоскролл в настройках, чтобы сразу попадать в начало журнала с комментариями.

Как отключить автоскролл для задач и клиентов:

Для мониторов с разрешением меньше 1280 пикселей по ширине — был разработан адаптивный вид карточки задачи (проекта, шаблона), клиента и сделки.
Она более компактная, поэтому расположение блоков в ней немного отличается от обычного.
Её тоже можно настраивать под себя: менять расположение и видимость блоков.

Как выглядит компактная карточка:

По умолчанию, Мегаплан показывает номера сделок на карточках канбана.
Теперь их можно не выводить на экран при просмотре сделок, просто отключив в настройках.

Как отключить номера сделок на канбан-доске:

Документы всегда требуют повышенного внимания.
В модулях задач и клиентов появилось новое расширенное поле — специально для файлов.
Их можно добавлять по одному или сразу несколько. Кроме того, вы можете указать, когда именно это делать: во время создания задачи и клиента или только в уже существующие карточки.

Как настроить расширенное поле с типом Файл